Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Na podstawie art. 13 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 r., poz. 1057 ze zmianami) oraz uchwały Nr XXVI/401/2020 Rady Miejskiej w Środzie Wielkopolskiej z dnia 12 listopada 2020 roku w sprawie przyjęcia rocznego programu współpracy Gminy Środa Wielkopolska z organizacjami pozarządowymi oraz z podmiotami wymienionymi w art. 3 ust. 3 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, na 2021 rok zarządzam, co następuje

§ 1.

1. Postanawiam ogłosić otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych w 2021 roku w zakresie wspierania i upowszechniania kultury fizycznej na zadania związane z organizacją imprez sportowo-rekreacyjnych na terenie Gminy Środa Wielkopolska.
2. Ogłoszenie o otwartym konkursie ofert na realizację zadań stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Organizacje pozarządowe mogą zgłaszać swoich kandydatów do pracy w Komisji Konkursowej, według formularza stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia, w terminie do 26 lipca 2021 roku. W skład komisji nie mogą wchodzić osoby wskazane przez organizacje pozarządowe, biorące udział w konkursie na określony rodzaj zadania.

§ 3. Po ogłoszeniu wyników konkursu, w terminie określonym w ogłoszeniu o otwartym konkursie ofert, oferenci (organizacje, którym przyznano dotację) zobowiązani są złożyć oświadczenie wraz z aktualizacją harmonogramu działań i aktualizacją kosztorysu, według wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.

§ 4. Wykonanie zarządzenia powierza się Zastępcy Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska.

§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i podlega ogłoszeniu w Biuletynie Informacji Publicznej, na tablicy informacyjnej w siedzibie Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej oraz na stronie internetowej www.sroda.wlkp.pl.

Burmistrz
Piotr Mieloch

Załącznik nr 1
do Zarządzenia Burmistrza Miasta
Środa Wielkopolska
Nr 111/2021 z dnia 12 lipca 2021 r.

Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska ogłasza otwarty konkurs ofert na realizację zadań publicznych w 2021 roku

1. Rodzaje zadań i wysokość środków publicznych, które Gmina Środa Wielkopolska ma zamiar przeznaczyć na ich realizację:

1. Zlecenie realizacji zadań publicznych nastąpi w formie wspierania realizacji zadania publicznego (dotacja nie będzie pokrywać pełnych kosztów realizacji zadania).
2. Obszar zadań i wysokość środków przeznaczonych na ich realizację – wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej – 30.000 zł, z zastrzeżeniem że wartość dofinansowania jednego zadania nie może przekroczyć 10.000 zł.
3. Zadanie pod nazwą – Organizacja imprezy sportowo-rekreacyjnej.

W formularzu ofertowym, w cz. III. Opis zadania, pkt 1 Tytuł zadania publicznego – należy wpisać nazwę własną imprezy.

4. W przypadku, gdy suma wnioskowanych dotacji, wynikająca ze złożonych ofert, przekracza wysokość środków przeznaczonych na realizację zadania, Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska zastrzega sobie możliwość zmniejszenia wysokości wnioskowanego dofinansowania, a także możliwość negocjowania zakresu zadania.
5. Informacja, o której mowa w art. 13 ust. 2 pkt 7 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, o zrealizowanych przez Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska w roku ogłoszenia otwartego konkursu ofert i w roku poprzednim zadaniach publicznych tego samego rodzaju i związanych z nimi kosztami, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości dotacji przekazanych organizacjom pozarządowym i podmiotów, o których mowa w art. 3 ust. 3 ustawy.

Na realizację zadań w obszarze wymienionym w pkt 2 przeznaczono następujące środki – wspieranie i upowszechnianie kultury fizycznej (wysokość przekazanych dotacji) w 2020 r. – 762.097,92 zł (wykorzystane 733.711,72 zł); w 2021 r. – 0 zł.

2. Cel zadań i rezultaty

Przewodnim celem wszystkich działań jest zaspokajanie potrzeb i podniesienie poziomu życia mieszkańców Gminy Środa Wielkopolska. Celem zadania jest wsparcie działań w zakresie propagowania aktywnej kultury fizycznej, rekreacji ruchowej wśród mieszkańców, zwiększenie jakości oferty sportowej i jej dostępności w Gminie Środa Wielkopolska, stwarzanie warunków do czynnego uprawiania sportu i upowszechniania kultury fizycznej wśród mieszkańców Gminy Środa Wielkopolska, kształtowanie poprzez sport potrzeby systematycznej aktywności fizycznej oraz nawyków aktywnego stylu życia w społeczeństwie, promowanie prozdrowotnych, społecznych, wychowawczych i edukacyjnych wartości aktywności fizycznej sprzyjających przeciwdziałaniu nadwadze i otyłości, w szczególności poprzez organizowanie, imprez i wydarzeń sportowo-rekreacyjnych, a które podejmowane będą na rzecz poprawy kondycji fizycznej mieszkańców oraz stworzenia warunków do aktywności fizycznej.

Celem realizacji zadań jest także promocja Gminy Środa Wielkopolska.

Wypełnienie części III pkt 5 i 6 oferty jest obligatoryjne dla każdego oferenta. W punktach tych należy wskazać i opisać mierzalne, zakładane rezultaty realizacji zadania oraz należy podać sposób w jaki będą mierzone (monitorowane).

Wymagane jest wskazanie następującego rezultatu – liczba zawodników (w przypadku cyklu imprez – łączna liczba zawodników).

Dopuszczalne jest wskazanie dodatkowych rezultatów.

Zadanie uznaje się za zrealizowane, jeżeli oferent zrealizuje co najmniej 70% założonych w ofercie rezultatów. Oferent, w ramach oferty, powinien przedstawić zakres realizacji powyższych rezultatów odnosząc się do skali działania, które proponuje.

Oferent zobligowany jest do przedstawienia ryzyk związanych z realizowanym zadaniem, które mogą wpłynąć na jego zakres rzeczowy. Ryzyka prosimy opisać w części III. 5. oferty „Opis zakładanych rezultatów oraz dodatkowe informacje dotyczące rezultatów realizacji zadania.

3. Zasady przyznawania dotacji:

1. Postępowanie w sprawie przyznania dotacji odbywać się będzie zgodnie z zasadami określonymi w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
2. W otwartym konkursie ofert mogą uczestniczyć organizacje pozarządowe oraz podmioty wymienione w art. 3 ust. 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, które prowadzą działalność statutową w dziedzinie objętej zadaniem konkursowym i zamierzają realizować zadanie na rzecz mieszkańców Gminy Środa Wielkopolska.
3. Dofinansowanie nie może przekraczać 90% całkowitych kosztów zadania. Natomiast wkład finansowy oferenta może składać się z wkładu finansowego (środki finansowe własne lub/i środki finansowe z innych źródeł publicznych oraz pozostałe środki pozyskane przez oferenta) i/lub wkładu niefinansowego (wkład osoby i/lub wkład rzeczowy), środków finansowych z wpłat i opłat od adresatów (wkład oferenta nie może być mniejszy niż 10% całkowitego kosztu realizacji zadania ujętego w ofercie).
4. W ramach zadania oferent może pobierać świadczenia pieniężne od odbiorców zadania. Dopuszcza się pobieranie świadczeń pieniężnych od odbiorców zadania publicznego pod warunkiem, że oferent realizujący zadanie publiczne prowadzi działalność odpłatną pożytku publicznego (wkład od odbiorców zadania uwzględnia się w ofercie w części V. B pkt 4 w tabeli „Źródła finansowania kosztów realizacji zdania”). Środki pobrane od odbiorców realizacji tego zadania publicznego muszą być przeznaczone wyłącznie na realizację niniejszego zadania.
5. Przy sporządzaniu kalkulacji przewidywanych kosztów zadania nie jest wymagana wycena wkładu rzeczowego. Dopuszcza się dokonanie wyceny wkładu osobowego. Wyceny wkładu osobowego należy dokonać według cen rynkowych.
6. Oferent winien przedstawić ofertę zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji, gwarantując wykonanie zadania w sposób efektywny, oszczędny i terminowy. Zadanie powinno być zrealizowane z najwyższą starannością zgodnie z zawartą umową oraz obowiązującymi standardami i przepisami w zakresie opisanym w ofercie.
7. Za rzetelność, poprawność i kompletność oferty oraz zawarte w niej informacje odpowiada oferent. W ofercie w sposób spójny i czytelny muszą być określone działania (oferta cz. III pkt 4 „Plan i harmonogram działań na rok…”), które następnie są wycenione (oferta cz. V. A Zestawienie kosztów realizacji zadania).
8. Dotacja ma służyć realizacji celu publicznego.
9. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z przyznaniem dofinansowania. Dopuszcza się możliwość udzielenia dotacji w kwocie mniejszej niż wskazano w ofercie. W takim przypadku dotacja może zostać udzielona po aktualizacji opisu poszczególnych działań, harmonogramu i kalkulacji.
10. Oferent nie może ubiegać się o środki finansowe z innych źródeł budżetu Gminy Środa Wielkopolska na to samo zadanie (z uwzględnieniem już przyznanych dotacji w 2021 roku na zadania z zakresu rozwoju sportu).
11. W niniejszym postępowaniu konkursowym jedna organizacja może złożyć jedną ofertę. W przypadku złożenia większej ilości ofert do oceny będzie brana pierwsza oferta według kolejności złożenia w systemie Witkac.pl.
12. Oferty, które nie spełnią wymogów formalnych, nie będą podlegać rozpatrywaniu pod względem merytorycznym.

4. Termin i miejsce realizacji zadań:

1. Termin realizacji zadania – od 10 września 2021 r. do 10 grudnia 2021 r. z zastrzeżeniem, że:

• w przypadku podpisania umowy w terminie późniejszym niż wskazany w ofercie termin rozpoczęcia realizacji zadania, za datę rozpoczęcia realizacji uznaje się datę podpisania umowy,
• termin realizacji zadania może być krótszy, ale musi mieścić się we wskazanych wcześniej ramach.

2. Miejsce realizacji zadania – teren miasta i gminy Środa Wielkopolska

5. Warunki realizacji zadań:

1. Zadanie zawarte w ofercie nie może być realizowane wspólnie z innym podmiotem – organizacją pozarządową (w niniejszym postępowaniu nie dopuszcza się składania ofert wspólnych).
2. Zadanie publiczne zawarte w ofercie nie może być realizowane przez podmiot niebędący stroną umowy o wsparcie realizacji zadania publicznego, chyba że podmiot, który zawarł umowę na realizację zadania publicznego, zleci realizację zadania publicznego wybranym, w sposób zapewniający jawność i uczciwą konkurencję, organizacjom pozarządowym lub podmiotom wymienionym w art. 3 ust. 3 ustawy, niebędącymi stronami umowy. Informacja o takim zleceniu realizacji całości lub części zadania musi być wskazana w harmonogramie oraz w kalkulacji przewidywanych kosztów.
3. Istnieje możliwość zakupu przez podmiot usług polegających na wykonaniu czynności o charakterze technicznym lub specjalistycznym, powiązanych z realizacją zadania, jednak nie stanowiących jego meritum.
4. Oferent (w umowie zwany Zleceniobiorcą), realizując zlecone zadanie, zobowiązuje się do informowania o fakcie współfinansowania realizacji zadania przez Gminę Środa Wielkopolska. Podmioty, które otrzymają dotację na realizacje zadania są zobowiązane zamieszczać w sposób czytelny informację, iż realizowany projekt jest dofinansowywany z budżetu Gminy Środa Wielkopolska. Informacja wraz z logo Gminy, powinna być zawarta w wydawanych w ramach zadania publikacjach, materiałach informacyjnych, promocyjnych, poprzez media, w tym na stronie internetowej zleceniobiorcy, jak również stosowne do charakteru zadania, poprzez widoczną w miejscu jego realizacji tablicę, plakat lub przez ustną informację kierowaną do odbiorców w następującym brzmieniu – „Zadanie (nazwa zadania) zostało/jest zrealizowane/realizowane dzięki dofinansowaniu z budżetu Gminy Środa Wielkopolska”. Logo oraz herb dostępne są na stronie www.sroda.wlkp.pl.

Przykładowy sposób wypełnienia obowiązku informacyjnego.

Zadanie współfinansowane z budżetu Gminy Środa Wielkopolska

Można dodać także logo oraz tytuł zadania i kwotę dofinansowania.

Zadanie pt. „...” współfinansowane z budżetu Gminy Środa Wielkopolska. Wysokość dofinansowania … zł.

5. W przypadku gdy podmiot jest podatnikiem podatku VAT i ma możliwość skorzystania z prawa do odliczenia podatku naliczonego, a realizowane zadanie ma związek z czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT, dokonując rozliczenia dotacji przyznanej w kwocie brutto, podmiot jest zobowiązany również do zwrotu kwoty stanowiącej równowartość kwoty podatku VAT naliczonego, jaka może zostać uwzględniona w rozliczeniu należnego zobowiązania.
6. Środki z przyznanej dotacji mogą być wydatkowane wyłącznie na pokrycie wydatków:
1. niezbędnych do realizacji zadania,
2. przewidzianych w ofercie, uwzględnionych w kosztorysie stanowiącym załącznik do umowy zawartej pomiędzy zleceniobiorcą, a gminą Środa Wielkopolska,
3. spełniających wymogi racjonalnego i oszczędnego gospodarowania środkami publicznymi z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów,
4. faktycznie poniesionych w terminie realizacji zadania i zapłaconych nie później niż 14 dni po jego zakończeniu, jednak nie późniejszym niż przed zakończeniem roku budżetowego,
5. możliwych do zidentyfikowania i zweryfikowania oraz popartych dowodami księgowymi i wykazanych w dokumentacji finansowej zleceniobiorcy,
6. związanych z kosztami administracyjnymi zadania (np. materiały biurowe, księgowa, koordynator – działania związane z administracją projektu) – ze środków z dotacji do 10% przyznanej dotacji.
7. Środki pochodzące z dotacji nie mogą być wykorzystane:
1. na zakup gruntów,
2. na wydatki związane z działalnością gospodarczą oraz na działalność polityczną i religijną,
3. na opłaty administracyjne typu opłaty pocztowe, bankowe, abonamenty telefoniczne i inne opłaty za telefony oraz za Internet,
4. pokrycia kosztów utrzymania biura oferenta,
5. poniesione przed terminem rozstrzygnięcia niniejszego konkursu i na zobowiązania powstałe przed terminem rozpoczęcia zadania,
6. niezwiązane bezpośrednio z realizacją niniejszego zadania,
7. z tytułu opłat i kar umownych,
8. zakup środków trwałych i wydatki inwestycyjne,
9. remonty i adaptację pomieszczeń,
10. poniesione na przygotowanie oferty,
11. zadania inne niż zlecone w umowie,
12. na zakup przedmiotów – rzeczy o wartości jednostkowej przekraczającej 10.000,00 zł brutto,
13. odliczony podatek VAT.
8. Dokumentem potwierdzającym pracę członków organizacji pozarządowej winna być ewidencja czasu pracy, a w przypadku wolontariuszy – porozumienie zawarte z wolontariuszem lub oświadczenie osoby wykonującej nieodpłatnie świadczenia – wraz z ewidencją czasu pracy i jej kosztem. Zakres, sposób i liczba godzin wykonywania pracy przez wolontariusza muszą być określone w porozumieniu zawartym zgodnie z art. 44 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.  Na wycenę wkładu rzeczowego również wymagane są stosowne potwierdzenia (np. umowa użyczenia, zapytania ofertowe).
9. Środki z przyznanej dotacji mogą być wydatkowane na pokrycie wydatków faktycznie poniesionych w terminie realizacji zadania i zapłaconych nie później niż 14 dni po jego zakończeniu, jednak w terminie nie późniejszym niż przed zakończeniem roku budżetowego. Wkład oferenta na realizację zadania może być wydatkowany w terminie realizacji zadania określonego w umowie.
10. Każde wydatkowanie środków finansowych musi być potwierdzone właściwym dokumentem księgowym.
11. Podmiot realizujący zadanie zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej zadania publicznego, zgodnie z zasadami wynikającymi z ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, w sposób umożliwiający identyfikację poszczególnych operacji księgowych.
12. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane przesunięcia pomiędzy poszczególnymi pozycjami kosztów określonymi w kalkulacji przewidywanych kosztów. Dopuszcza się maksymalne zwiększenie danej wartości kosztu o 20% jej planowanej wartości, bez konieczności aneksowania umowy (np. wynajem sali 1000 zł – możliwe zwiększenie wydatku o 200zł, tj. 1000 zł x 20%), pod warunkiem umniejszenia wartości innych kosztów. Nie dopuszcza się do samodzielnego wprowadzenia dodatkowych pozycji w kosztorysie, nawet jeżeli finansowane są ze środków własnych. Tak więc jeżeli dany wydatek wykazany w sprawozdaniu z realizacji zadania publicznego nie będzie równy odpowiedniemu kosztowi określonemu w umowie, to uznaje się go za zgodny z umową wtedy, gdy:
1. Nie nastąpiło zwiększenie tego wydatku o więcej niż 20% w części dotyczącej przyznanej dotacji,
2. Nastąpiło jego zmniejszenie w dowolnej wysokości.
13. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonywane zmiany w zakresie sposobu i terminu jego realizacji. Wprowadzone zmiany nie mogą zmieniać istoty zadania publicznego. Istotne zmiany wymagają zgłoszenia w formie pisemnej i uzyskania zgody Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska. Zleceniobiorca zobowiązany jest przedstawić zaktualizowany zakres działań/harmonogramu po uzyskaniu zgody na wprowadzenie zmian. Zmiany wymagają aneksu do umowy.
14. Przesunięcia, o których mowa w ust. 12, są możliwe pod warunkiem zachowania procentowej wartości przyznanej dotacji na koszty administracyjne realizowanego zdania.
15. W trakcie realizacji zadania mogą być dokonane zmiany w zakresie przyjętych rezultatów zadania publicznego pod warunkiem, że przyczyny zmian będą uzasadnione nadzwyczajnymi okolicznościami. Dopuszcza się spadek o nie więcej niż 20 % wartości docelowej zadeklarowanej w ofercie – bez zgłaszania zmian. Zmiany powyżej 20% planowanego poziomu osiągnięcia rezultatów (określonych liczbowo) wymagają zgody Burmistrza Miasta w formie aneksu do umowy. W przypadku nie zgłoszenia zmian w trakcie realizacji zadania (przed ich zaistnieniem) i spadkiem o więcej niż 20% wartości docelowej zadeklarowanej w ofercie będzie rozumiane jako rażące zmniejszenie zakresu rzeczowego realizowanego zadania publicznego i będzie stanowić podstawę do zwrotu dotacji w całości lub w proporcjonalnej części.
16. Zadanie uznaje się za zrealizowane jeżeli osiągnięty zostanie poziom 70% założonych w ofercie rezultatów, z zastrzeżeniem pkt. 15.
17. Wypełnienie części III pkt 5 i 6 oferty jest obligatoryjne dla każdego oferenta. W punktach tych należy wskazać i opisać mierzalne, zakładane rezultaty realizacji zadania oraz należy rezultatu w postaci określenia liczby uczestników, o czym była mowa w cz. II. niniejszego ogłoszenia.
18. Po zawarciu umowy na dofinansowanie zadania nie dopuszcza się działań skutkujących zwiększeniem udziału dotacji w całkowitym koszcie zadania.
19. Oferent nie może ubiegać się o dofinansowanie niniejszego zadania ze środków pochodzących z innych źródeł z budżetu Gminy Środa Wielkopolska oraz nie może posiadać wymagalnego zadłużenia wobec Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej, urzędu skarbowego oraz zakładu ubezpieczeń społecznych. Wobec oferenta nie mogą być prowadzone egzekucje sądowe, administracyjne bądź zajęcia wierzytelności.
20. Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska (Zleceniodawca) zastrzega sobie prawo do odstąpienia od zawarcia umowy lub natychmiastowego jej rozwiązania, jeżeli po zakończeniu procedury konkursowej do Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej wpłynie informacja o istnieniu wymagalnego zadłużenia oferenta wobec urzędu skarbowego, zakładu ubezpieczeń społecznych lub zostanie wobec oferenta rozpoczęta egzekucja sądowa, administracyjna bądź zajęcie wierzytelności.
21. Wszelkie przychody uzyskane w wyniku realizacji zadania muszą być wydatkowane na to zadanie. Niewykorzystane przychody należy zwrócić zlecającemu zadanie.
22. Dotacje udzielone z budżetu Gminy wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem, pobrane nienależnie lub w nadmiernej wysokości podlegają zwrotowi do budżetu wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.
23. Z wykonania zadania publicznego objętego umową, w tym z zaangażowania środków własnych w jego realizację, oferent sporządza sprawozdania, zgodne ze wzorem określonym w aktualnym Rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu Do Spraw Pożytku Publicznego w terminach określonych w umowie dotacyjnej.
24. Realizator zadania zobowiązany będzie do stosowania obowiązków wynikających z ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, o których mowa w art.6 tej ustawy.

6. Termin i warunki składania ofert:

1. Ofertę, na druku zgodnym ze wzorem określonym w aktualnym rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw Pożytku Publicznego w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057), należy złożyć w Generatorze Wniosków dostępnym pod adresem https://www.witkac.pl do 4 sierpnia 2021 roku do godz. 15.00, wraz z wymaganymi załącznikami, o których mowa w cz.VII.2 niniejszego ogłoszenia.
2. Wygenerowane potwierdzenie złożenia oferty wraz z ewentualnymi załącznikami (jeżeli nie zostały dołączone elektronicznie, o czym mowa w cz. VI. 1 i VII. 2 niniejszego ogłoszenia) należy wydrukować, prawidłowo podpisać i złożyć w nieprzekraczalnym terminie do 5 sierpnia 2021 roku do godz. 15.00 w Punkcie Obsługi Klienta w Urzędzie Miejskim w Środzie Wielkopolskiej ul. Daszyńskiego 5 lub przesłać przesyłką/pocztą tradycyjną/przesyłką kurierską na adres Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej, ul. Daszyńskiego 5, 63-000 Środa Wielkopolska (liczy się data wpływu do Urzędu).

Za prawidłowe zostaną uznane podpisy z pieczęcią imienną, a w przypadku braku pieczątki – czytelny podpis lub wydruk imienia i nazwiska, opatrzony podpisem, umożliwiający weryfikację osób podpisujących ofertę. Złożenie jedynie parafy nie jest wystarczające do uznania, iż oferta została prawidłowo podpisana.

3. Oferty złożone w Generatorze Wniosków bez złożenia papierowego potwierdzenia złożenia oferty w ww. terminie nie będą podlegać ocenie merytorycznej.
4. Za prawidłowe potwierdzenie złożenia oferty uznaje się jedynie potwierdzenie wygenerowane za pomocą Generatora Wniosków. Oferty, które zostaną poświadczone potwierdzeniem innym niż wygenerowane z Generatora Wniosków, nie będą podlegać ocenie.
5. Oferty złożone w Generatorze Wniosków nie mogą być uzupełniane ani anulowane. W przypadku chęci wycofania oferty złożonej w Generatorze Wniosków, należy dostarczyć do Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej podpisane przez osoby upoważnione oświadczenie o wycofaniu oferty.
6. Nie przewiduje się wyznaczenia dodatkowego terminu na uzupełnienie brakujących dokumentów.
7. Przed złożeniem oferty w Generatorze Wniosków pracownicy Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej udzielają oferentom stosownych wyjaśnień dotyczących zadań konkursowych oraz wymogów formalnych (Katarzyna Duszczak tel. 61 286 77 41, adres e-mail – gospodarcza@sroda.wlkp.pl).
8. Ogłaszający zastrzega sobie prawo wezwania oferentów do przedstawienia dodatkowych dokumentów.
9. Złożenie oferty do niniejszego konkursu jest równoznaczne z potwierdzeniem zapoznania się z treścią ogłoszenia konkursowego.
10. Złożenie oferty nie jest równoznaczne z zapewnieniem przyznania dotacji lub przyznaniem dotacji w oczekiwanej wysokości.
11. Oferta nie podlega opiniowaniu i zostaje odrzucona z powodu następujących braków formalnych bądź niezastosowania się do warunków określonych w niniejszym ogłoszeniu:
1. złożenia oferty z powodu wypełnienia niezgodnie z wymaganiami bądź też istotnymi błędami,
2. złożenia oferty przez podmiot nieuprawniony,
3. złożenia oferty przez oferenta, który nie prowadzi działalności statutowej w dziedzinie objętej konkursem,
4. złożenie oferty na zadanie, które nie będzie realizowane na ternie Gminy Środa Wielkopolska lub jej mieszkańców,
5. złożenie oferty na zadanie, którego termin realizacji nie mieści się w przedziale czasowym wskazanym w ogłoszeniu,
6. wnioskowana przez oferenta kwota dofinansowania nie spełnia kryterium określonego w ogłoszeniu konkursowym,
7. złożone poświadczenie złożenia oferty nie zostało podpisane przez osoby uprawnione,
8. braku wymaganych załączników do oferty załączonych elektronicznie lub do potwierdzenia złożenia oferty,
9. gdy złożona oferta została przesłana w innych sposób niż przez Generator Wniosków,
10. nie spełnienia innych ściśle określonych kryteriów czy warunków wskazanych w niniejszym ogłoszeniu lub nie zawiera wymaganych informacji,
11. złożenia przez jedną organizacje pozarządową więcej niż dwóch ofert – wówczas odrzuceniu podlega oferta druga i kolejna złożona w generatorze.

8. Wymagana dokumentacja:

1. Prawidłowo wypełniony formularz oferty przez Generator wniosków Witkac.pl.
2. W wersji elektronicznej, jako załączniki złożone za pośrednictwem generatora wniosków, jako składowa oferty (z zastrzeżeniem cz. VII. 3):
1. Kopia aktualnego odpisu z innego rejestru lub ewidencji w przypadku gdy oferent nie podlega wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego, potwierdzający status prawny oferenta na dzień składania oferty i umocowania osób go reprezentujących (odpis/wypis musi być zgodny z aktualnym stanem faktycznym i prawnym, niezależnie od tego, kiedy został wydany).
2. W przypadku wyboru innego sposobu reprezentacji niż wynikający z Krajowego Rejestru Sądowego lub innego właściwego rejestru – dokument potwierdzający upoważnienie lub pełnomocnictwo do działania w imieniu oferenta(-ów).
3. Statut podmiotu (organizacji). Kopię umowy lub statutu spółki – w przypadku gdy oferent jest spółką prawa handlowego, o której mowa w art. 3 ust. 3 pkt 4 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
4. Oświadczenie podmiotu – oferenta składającego ofertę na wsparcie realizacji zadania publicznego – według załącznika do niniejszego ogłoszenia.
5. Mogą być złożone dodatkowe załączniki – np. informacja dotycząca sposobu dokonywania wyliczeń kosztów realizacji zdania, opinie, recenzje, materiały potwierdzające realizację podobnych działań, sprawozdania i informacje dotyczące działań w 2019 i 2020 roku, itd., a jeżeli impreza sportowa organizowana jest na zlecenie właściwego polskiego czy okręgowego związku sportowego – dołączenie informacji potwierdzającej, że impreza znajduje się w kalendarzu imprez na 2021 lub potwierdzenie przyznanie jej organizacji.
3. Obligatoryjnie, w wersji papierowej, wygenerowane potwierdzenie złożenia oferty, podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli (o czym mowa w cz. VI. 2 ogłoszenia) wraz z załącznikami, gdy nie zostały dołączone do oferty w wersji elektronicznej w systemie Witkac.pl.

9. Termin, tryb wyboru oferty i zasady pracy Komisji Konkursowej:

1. Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska powoła skład Komisji Konkursowej.
2. Komisja obraduje na posiedzeniach zamkniętych, bez udziału oferentów.
3. Procedura rozpatrywania ofert rozpocznie się niezwłocznie po upływie terminu składania ofert. Przewiduje się, że rozstrzygnięcie konkursu nastąpi w terminie do 3 września 2021 r.
4. Posiedzenia Komisji zwołuje i prowadzi Przewodniczący, a w przypadku jego nieobecności wyznaczony przez Przewodniczącego członek Komisji.
5. W trakcie obrad Komisji niezbędna jest obecność co najmniej 50% składu jej członków.
6. W posiedzeniach Komisji mogą brać udział osoby nie należące do jej składu, wykonujące czynności związane z obsługą administracyjną Komisji.
7. Przewodniczący z własnej inicjatywy lub na wniosek członków Komisji może zaprosić specjalistę/specjalistów w dziedzinie obejmującej zakres zadania publicznego, którego dotyczy konkurs, z głosem doradczym.
8. Ocenę formalną, zgodnie z kryteriami oceny formalnej określonymi w dziale IX pkt 1 niniejszego ogłoszenia, przeprowadzą pracownicy Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej, którzy zostali powołani do Komisji Konkursowej. Po dokonaniu oceny formalnej oferty zostaną przedłożone Komisji w celu dokonania oceny merytorycznej.
9. Członkowie Komisji, po zapoznaniu się z wykazem złożonych ofert, składają oświadczenie o braku przeszkód udziału w pracy Komisji (iż nie jest powiązany osobowo z oferentem, nie wykonuje świadczeń na rzecz oferenta, nie jest współpracownikiem, wyraża zgodę na bezpłatne uczestnictwo w pracach komisji itp.).
10. Ocenie merytorycznej podlegają wyłącznie poprawnie sporządzone oferty według wzoru określonego w rozporządzeniu Przewodniczącego Komitetu do spraw pożytku publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań, odpowiadające wymaganiom określonym w ustawie i niniejszym Ogłoszeniu, złożone wraz z załącznikami w wyznaczonym terminie za pośrednictwem generatora ofert na stronie internetowej www.witkac.pl oraz złożone w wyznaczonym terminie w formie papierowej Potwierdzenie złożenia oferty.
11. Członkowie Komisji oceniają oferty wpisując oceny z zastosowaniem kryteriów oceny merytorycznej określonej w dziale IX pkt 2 niniejszego ogłoszenia. Ocena łączna danej oferty jest sumą wystawionych ocen cząstkowych. Każdą kartę oceny formalnej podpisują wszyscy członkowie komisji.
12. Komisja konkursowa jak i Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska mogą żądać od oferentów dodatkowych wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
13. Komisja konkursowa może zaproponować korektę rezultatów określonych przez oferenta w ofercie, jeśli stwierdzi lub dostrzeże duże ryzyko ich nieosiągnięcia lub realną trudność w weryfikacji zaproponowanych przez organizację wskaźników. Sugerowana zmiana nie może naruszać istoty zadania przedstawionego w ofercie.
14. Z prac Komisji sporządza się protokół z wynikami konkursu, który podpisuje Przewodniczący i wszyscy członkowie Komisji obecni na posiedzeniu/posiedzeniach. Protokół, stanowiący rekomendację co do wyboru ofert, przekazuje się Burmistrzowi Miasta Środa Wielkopolska.
15. Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania przy ocenie ofert w niniejszym konkursie wynosi 70 punktów. Dotacja może być przyznana tylko w przypadku uzyskania przez ofertę nie mniej niż 36 punktów możliwych do uzyskania w konkursie.
16. Rozstrzygnięcia konkursu ofert dokona Burmistrz Miast Środa Wielkopolska w drodze zarządzenia. Dopuszcza się ogłoszenie wyników konkursu odrębnie dla każdego obszaru realizowanych zadań.
17. Wyniki konkursu wraz z informacją o wysokości przyznanej dotacji zamieszcza się na stronie internetowej www.sroda.wlkp.pl, w Biuletynie Informacji Publicznej oraz na tablicy ogłoszeń w Urzędzie Miejskim w Środzie Wielkopolskiej.
18. Od rozstrzygnięcia w sprawie wyboru oferty i udzieleniu dotacji nie stosuje się trybu odwoławczego – rozstrzygnięcie konkursu nie jest decyzją administracyjną i nie podlega zaskarżeniu.
19. Zarządzenie Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska jest podstawą do zawarcia pisemnej umowy z podmiotem, którego oferta została wybrana.
20. Oferent zobowiązany jest w terminie 7 dni od dnia ogłoszenia wyników otwartego konkursu, do złożenia oświadczenia według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego ogłoszenie o otwartym konkursie ofert:
1. w przypadku przyznania pełnej wysokości wnioskowanej dotacji – potwierdzające przyjęcie przyznanej dotacji lub rezygnację z podaniem uzasadnienia;
2. w przypadku przyznania dotacji w niższej wysokości niż wnioskowano:
1. oświadczenie o rezygnacji z przyjęcia dotacji i o odstąpieniu od zawarcia umowy lub
2. oświadczenie o przyjęciu dotacji wraz ze zaktualizowanym planem i harmonogramem działań (w przypadku zmiany zakresu rzeczowego realizowanego zadania względem przedstawionego w złożonej ofercie), planowanym poziomem osiągnięcia rezultatów (w przypadku zmiany zakresu rzeczowego realizowanego zadania względem przedstawionego w złożonej ofercie) i kalkulacji przewidywanych kosztów realizacji zadania – aktualizację należy złożyć poprzez Generator Wniosków Witkac.pl, która będzie stanowić załącznik do umowy. Aktualizacja danych (zakresu, działań, rezultatów) nie może naruszać istoty zadania przedstawionego w ofercie, a który podlegał ocenie.
21. Oświadczenie, o którym mowa w pkt. 20, składane jest według wzoru określonego w załączniku nr 3 do zarządzenia w sprawie ogłoszenia otwartego konkursu ofert. Oświadczenie winno być prawidłowo podpisane. Za prawidłowe podpisy zostaną uznane podpisy z pieczęcią imienną, a w przypadku braku pieczątki – czytelny podpis lub wydruk imienia nazwiska, opatrzony podpisem, umożliwiający weryfikację osób podpisujących oświadczenie zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym, aktualnym wyciągiem z innego rejestru lub ewidencji, ewentualnie inny dokument potwierdzający status prawny oferenta. Złożenie jedynie parafy nie jest wystarczające do uznania, iż oświadczenie zostało prawidłowo podpisane. Oświadczenie należy złożyć w oryginale w siedzibie Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej.
22. Niezłożenie właściwego oświadczenia wraz z załącznikiem (w przypadku przyznania niżej dotacji) w terminie 14 dni od daty opublikowania rozstrzygnięcia konkursu lub nie przystąpienie do podpisania umowy będzie równoznaczne z rezygnacją z przyjętej dotacji.
23. Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska zastrzega sobie prawo do:
1. odstąpienia od rozstrzygnięcia, w części lub w całości, otwartego konkursu ofert bez podania przyczyn,
2. zmniejszenia lub zwiększenia ogólnej kwoty środków finansowych przeznaczonych na realizację niniejszego zadania,
3. wyboru więcej niż jednej oferty, wyboru jednej oferty lub żadnej z ofert,
4. przyznania dotacji w wysokości mniejszej niż wnioskowana dotacja,
5. przesunięcia terminu rozstrzygnięcia konkursu,
6. nieprzyznania dotacji na zadanie, które otrzymało wymaganą ilość punktów przy ocenie (o czym mowa w pkt 15).
24. Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska zastrzega sobie prawo do negocjowania warunków i kosztów realizacji zadania publicznego (szczególnie w przypadku umniejszenia wnioskowanej dotacji) oraz dofinansowania niepełnego zakresu zadania publicznego w przyjętych ofertach oraz odmowy podpisania umowy w nw. przypadkach, gdy:
1. rzeczywisty zakres rzeczowy lub finansowy realizowanego zadania przedstawiony w zaktualizowanej ofercie znacząco odbiega od podpisanego w złożonej ofercie,
2. zaktualizowany planowany poziom osiągnięcia rezultatów znacząco odbiega od opisanego w złożonej ofercie,
3. zostaną ujawnione nieznane wcześniej okoliczności podważające wiarygodność merytoryczną i/lub finansową oferenta lub zostaną ujawnione okoliczności uniemożliwiające zawarcie umowy.

9. Kryteria wyboru ofert

1. Kryteria formalne

2. Kryteria merytoryczne

Oceny merytorycznej złożonych ofert, w oparciu o przepisy ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, dokona Komisja Konkursowa, stosując następujące kryteria

Maksymalnie 70 punktów

10. Obowiązki sprawozdawcze Zleceniobiorcy

1. Sposób składania sprawozdań:
1. Po zakończeniu realizacji zadania publicznego Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia w terminie 30 dni od dnia zakończenia realizacji zadania publicznego, bez odrębnego wezwania, sprawozdania końcowego z wykonania zadania publicznego. Sprawozdanie należy wypełnić przez generator wniosków Witkac.pl, a następnie w wydrukowane i podpisane złożyć w wymaganym terminie.
2. Uwagi dotyczące przygotowania sprawozdania:
1. Sprawozdanie musi być zgodne z wartością merytoryczną, warunkami finansowymi i organizacyjnymi przedstawionymi w ofercie i w zaktualizowanej ofercie (jeśli dotyczy), stanowiącymi załączniki do zawartej umowy.
2. Niepoinformowanie Zleceniodawcy o wprowadzeniu przez Zleceniobiorcę zmian w zakresie rzeczowym i/lub finansowym zleconego do realizacji zadania publicznego może skutkować rozwiązaniem umowy.
3. Sprawozdanie powinno być spójne, tzn. powinno stanowić logicznie połączoną całość, być jednolite i zgodne z treścią załączników oraz złożonych dowodów, dokumentujących wykonanie zadania publicznego.
4. W części I pkt 1 sprawozdania należy wskazać mierzalne osiągnięte rezultaty realizacji zadania publicznego. Określając ww. rezultaty należy wskazać w szczególności:
• liczbową skalę działań zrealizowanych w ramach zadania publicznego,
• osiągnięte rezultaty zadania publicznego i sposób, w jaki zostały zmierzone,
• rezultaty trwałe,
• w jakim stopniu realizacja zadania publicznego przyczyniła się do osiągnięcia celu założonego w ogłoszeniu konkursowym.
5. W części III w sprawozdaniu („Dodatkowe informacje”) należy wskazać wydatki, na które Zleceniobiorca przeznaczył dotację z budżetu Gminy Środa Wielkopolska wraz ze wskazaniem pozycji kosztu i działania w kosztorysie (część II pkt 1 „Rozliczenie wydatków (…)”).
6. Pozostałe wymagane dokumenty.

Wraz ze sprawozdaniem z wykonania zadania publicznego należy złożyć dokumenty potwierdzające realizację zadania publicznego, w tym zrealizowanie działań i osiągnięcie rezultatów, np.:

• program i regulamin imprezy, przeglądu, festiwalu, konkursu, konferencji, seminarium, szkolenia, warsztatu, wizyty studyjnej, listę/wykaz uczestników, dokumentację fotograficzną itp.,
• egzemplarze wydawnictw, wydruki, zrzuty z ekranu, projekty, itp. powstałe w wyniku realizacji zadania,
• materiały, w szczególności promocyjne, informacyjne, szkoleniowe i edukacyjne, dotyczące realizowanego zadania publicznego,
• dokumenty lub materiały potwierdzające realizację obowiązku informacyjnego przez Zleceniobiorcę, tj. potwierdzające umieszczenie herbu i informowanie, że projekt jest współfinansowany przez Gminę Środa Wielkopolska.

7. Zleceniobiorca składając sprawozdanie po zakończeniu realizacji zadania publicznego jest zobligowany dołączyć „Zestawienie dokumentów księgowych związanych z realizacją zadania publicznego do kontroli”. Zestawienie winno zawierać następujące dane

8. Zleceniodawca zastrzega możliwość wezwania Zleceniobiorcy do przedstawienia dodatkowych informacji, złożenia wyjaśnień oraz dowodów do sprawozdania w wyznaczonym terminie, w szczególności do dostarczenia losowo wybranych kopii dowodów księgowych wraz z ich opisami księgowymi oraz kopii dokumentów potwierdzających pokrycie kosztów z wkładu osobowego i z wkładu rzeczowego, przedstawienia szczegółowej kalkulacji świadczeń pieniężnych pobranych od odbiorców zadania publicznego.

11. Postanowienia końcowe.

1. Informacje dot. konkursu można uzyskać w Referacie Działalności Gospodarczej Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej ul. Daszyńskiego 5, pok. 103, tel. 61 286-77-40.
2. Formularz oferty, ramowy wzór umowy, formularz sprawozdania wynikające rozporządzenia Przewodniczącego Komitetu do spraw pożytku publicznego z dnia 24 października 2018 r. w sprawie wzorów ofert i ramowych wzorów umów dotyczących realizacji zadań publicznych oraz wzorów sprawozdań z wykonania tych zadań (Dz. U. z 2018 r., poz. 2057) dostępne są do pobrania na stronie internetowej www.sroda.wlkp.pl w zakładce „współpraca z organizacjami pozarządowymi – druki do pobrania”.
3. Herb oraz logo Gminy Środa Wielkopolska do pobrania na stronie www.sroda.wlkp.pl w zakładce „współpraca organizacjami pozarządowymi – druki do pobrania”.

Załącznik

do ogłoszenia o otwartym konkursie ofert

Środa Wielkopolska, …………………… r.

……………………………

(pieczęć oferenta)

BURMISTRZ MIASTA

ŚRODA WIELKOPOLSKA

OŚWIADCZENIE PODMIOTU – OFERENTA SKŁADAJĄCEGO OFERTĘ NA WSPARCIE REALIZACJI ZADANIA PUBLICZNEGO

Oświadczam(-my), że:

1. nie ubiegamy się o środki finansowe z innych źródeł budżetu Gminy Środa Wielkopolska na to samo zadanie,
2. w roku 2021:
1. realizujemy zadanie z zakresu rozwoju sportu z dofinansowaniem z budżetu Gminy Środa Wielkopolska, w ramach którego nie znajduje się działanie objęte złożoną ofertą w postępowaniu konkursowym*;
2. nie realizujemy zadania z zakresu rozwoju sportu z dofinansowaniem z budżetu Gminy Środa Wielkopolska*,
3. nie zalegamy z płatnościami wobec Gminy Środa Wielkopolska oraz jednostek organizacyjnych podległych Gminie Środa Wielkopolska,
4. przeciwko nam nie jest prowadzona egzekucja na podstawie przepisów kodeksu postępowania cywilnego lub/i ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
5. nie zostały zajęte jakiekolwiek wierzytelności przysługujące nam od dłużników,
6. jesteśmy/nie jesteśmy* podatnikiem podatku VAT czynnym/zwolnionym*.

…………………………………………………

(podpis osoby upoważnionej lub podpisy osób

upoważnionych do składania oświadczeń woli

w imieniu podmiotu)

*) niewłaściwe skreślić

Załącznik nr 2

do Zarządzenia Burmistrza Miasta

Środa Wielkopolska

Nr 111/2021 z dnia 12 lipca 2021 r.

Formularz zgłoszeniowy kandydata do pracy w komisji konkursowej powoływanej przez Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska do opiniowania złożonych ofert na wsparcie realizacji zadań publicznych w 2021 roku.

…………………………… dnia ........................ r.

Załącznik nr 3

do Zarządzenia Burmistrza Miasta

Środa Wielkopolska

Nr 111/2021 z dnia 12 lipca 2021 r.

Środa Wielkopolska, dnia .............................. 2021 r.

.................................................................

dane oferenta – nazwa i adres – pieczątka

BURMISTRZ MIASTA

Środa Wielkopolska

OŚWIADCZENIE DOTYCZĄCE PRZYZNANEJ DOTACJI

W związku z rozstrzygnięciem otwartego konkursu ofert na wsparcie realizacji zadania w zakresie wspierania i upowszechniania kultury fizycznej w 2021 roku uprzejmie informujemy, że */**:

• rezygnujemy z przyznanej dotacji i odstępujemy od zawarcia umowy na realizację zadania publicznego,
• przyjmujemy przyznaną dotację w kwocie ................................. (słownie ...................................................................) na wsparcie realizacji zadania publicznego.

Przyznaną dotację należy przekazać na rachunek w Banku ............................................................

Jednocześnie potwierdzamy, że dane zawarte w złożonej ofercie są aktualne.

Osoby upoważnione do podpisu umowy to (proszę podać imię, nazwisko + pełniona funkcja):

• ...........................................................................................................................................
• ...........................................................................................................................................
• ...........................................................................................................................................

Załącznik:

• Zaktualizowana oferta z uwzględnieniem przyznanej niższej kwoty dotacji

..........................................................................................................................

podpisy upoważnionych osób

* skreślić niewłaściwe/** właściwe zaznaczyć „X”

Oświadczenie winno być prawidłowo podpisane. Za prawidłowe podpisy zostaną uznane podpisy z pieczęcią imienną, a w przypadku braku pieczątki – czytelny podpis lub wydruk imienia nazwiska, opatrzony podpisem, umożliwiający weryfikację osób podpisujących oświadczenie zgodnie z Krajowym Rejestrem Sądowym, aktualnym wyciągiem z innego rejestru lub ewidencji, ewentualnie inny dokument potwierdzający status prawny oferenta. Złożenie jedynie parafy nie jest wystarczające do uznania, iż oświadczenie zostało prawidłowo podpisane. Oświadczenie należy złożyć w oryginale w siedzibie Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej.