Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Informacja dla sygnalistów

Informacje dla sygnalistów umieszczane są na stronie Biuletynu Informacji Publicznej (dalej – BIP) podmiotu publicznego w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji w sposób zrozumiały dla sygnalisty. Stanowi o tym art. 48. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) (dalej – u. o. s.) – Informacje dla sygnalistów umieszczane na stronach w BIP organów publicznych i Rzecznika Praw Obywatelskich (dalej – RPO).

Organ utworzył osobną zakładkę w menu przedmiotowym o nazwie „Sygnaliści”, której treść stanowi zawartość niniejszej strony. Każdy nagłówek odpowiada poszczególnym punktom art. 48., których dotyczy obowiązek publikacyjny w BIP.

Strona związana z u. o. s., w tym tekst ustawy do pobrania, w Internetowym Systemie Aktów Prawnych – kliknij tutaj, by przejść

Odnośniki do procedur dokonywania zgłoszeń

• Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych – kliknij tutaj, by przejść,
• Procedura dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych – kliknij tutaj, by przejść.

Dane kontaktowe organu umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego

Organ utworzył dwa kanały zgłoszeń zewnętrznych dla sygnalistów:

1. w postaci papierowej na adres do korespondencji – Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej, ul. Daszyńskiego 5, 63-000 Środa Wielkopolska, Sekretarz Miasta – z dopiskiem informującym o zgłoszeniu zewnętrznym, np. sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne;
2. w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej – sygnalista@sroda.wlkp.pl.

Warunki objęcia Sygnalisty ochroną

Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 (Zakaz działań odwetowych i środki ochrony; art. 11-22) u. o. s. od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.

Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (tzw. zła wiara).

Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego

1. W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa organ dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania tego organu, a jeżeli nie należy – na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
2. W przypadku gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ przekaże je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni – do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku organ poinformuje o tym sygnalistę.
3. Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa organ odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
   Odstępując od przekazania zgłoszenia zewnętrznego organ może poinformować sygnalistę, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji, lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie.
   Organ pouczy sygnalistę, iż przekazanie informacji, o której mowa powyżej, nie wpływa w szczególności na dopuszczalność wniesionego później środka prawnego, na bieg terminów ani na treść rozstrzygnięcia lub sposób zakończenia postępowania.
4. Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, organ rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych. W uzasadnionych przypadkach, w celu przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego organ może przekazać zgłoszenie:
   1. jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym;
   2. innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
5. W przypadku przyjęcia zgłoszenia organ potwierdza przyjęcie na podany przez sygnalistę adres kontaktowy. Informacje przekazuje się nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo organ ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
6. W ramach postępowania, organ może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
7. Organ – jeżeli przewidują to przepisy odrębne – bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych w trybie stosowanym przez te instytucje, organy lub jednostki.
8. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. W przypadku niepodjęcia działań następczych w sytuacji opisanej powyżej organ odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych.

Informacja zwrotna dla sygnalisty

Organ przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

Zasady poufności

Organ publiczny gwarantuje, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Ochrona poufności, o której mowa w pkt. 2 powyżej, dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

Sygnalista może wyrazić zgodę na ujawnienie danych osobowych umożliwiających ustalenie jego tożsamości. W przypadku wyrażenia zgody przez sygnalistę administrator będzie informował osoby wskazane w zgłoszeniu o podaniu ich danych przez sygnalistę (w ramach realizacji obowiązku informacyjnego z art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej RODO – lub w ramach realizacji przez te osoby prawa dostępu do danych osobowych).

Zgoda sygnalisty nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.

Zasady przetwarzania danych osobowych

Informacje podane w przypadku zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą i w celu realizacji obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO), informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska, tel. +48 61 286 77 00, e-mail – um@sroda.wlkp.pl.
2. W sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się z inspektorem ochrony danych za pomocą adresu e-mail – iod@lesny.com.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszeń zewnętrznych dokonanych przez sygnalistę na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. W związku z przetwarzaniem danych w celu/celach, o których mowa w pkt. 3, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   1. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
   2. inne podmioty, które na podstawie przepisów prawa bądź stosownych umów podpisanych z Gminą Środa Wielkopolska przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska.
5. Pani/Pana osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6. Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa za pomocą wskazanego kanału komunikacji. Odmowa podania danych uniemożliwi skuteczne zgłoszenie naruszenia.
7. W odniesieniu do danych osobowych Pani/Pana decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8. Posiada Pani/Pan:
   • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
   • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych,
   • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
   • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
9. Nie przysługuje Pani/Panu:
   • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
   • prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO,
   • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej.

Charakter działań następczych

Działania następcze organu polegać będą na wszelkich działaniach podjętych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.

Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia – pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.

Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady prawnej

W stosunku do sygnalisty, osoby pomagającej sygnaliście oraz osoby z nim powiązanej zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.

Zakaz działań odwetowych dotyczy również:

1. osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
2. osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.

Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalisty

Dokonanie zgłoszenia nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty , w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.

W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.

Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.

Zachęta

Organ zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a Sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.

Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich

Do RPO może zgłosić się każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa i/lub jest nierówno traktowany.

Szczegółowe informacje dotyczące kontaktu/zgłoszenia z RPO znajdują się w BIP RPO – kliknij tutaj, by przejść.

Dane kontaktowe RPO:

• adres korespondencyjny – Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa;
• numer telefonu (informacyjna linia obywatelska):
  • połączenie bezpłatne z telefonów komórkowych i stacjonarnych – 800 676 676;
  • połączenie płatne zgodne z cennikiem operatora – 22 551 77 91.
• adres e-mail – biurorzecznika@brpo.gov.pl.

Załączniki:

  Wzór formularza zgłoszenia zewnętrznego naruszenia prawa