Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Środa Wielkopolska, 30 września 2024 r.

Zapytanie ofertowe

„Obsługa bankowa budżetu Gminy Środa Wielkopolska oraz jednostek organizacyjnych Gminy”

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych – wartość zamówienia nie przekracza wartości określonej w rozporządzeniu wydanym na podstawie art. 11 ust. 8 Pzp.

Zamawiający
Gmina Środa Wielkopolska
ul. Daszyńskiego 5
63-000 Środa Wielkopolska
NIP 786-16-36-737 Regon 631258193

1. Nazwa realizowanej usługi

   „Bankowa obsługa budżetu Gminy Środa Wielkopolska i jednostek organizacyjnych Gminy”.

2. Opis przedmiotu

   Przedmiotem niniejszego zamówienia jest usługa polegająca na kompleksowej obsłudze bankowej budżetu Gminy Środa Wielkopolska oraz jej jednostek organizacyjnych w okresie od 01.01.2025 do 31.12.2027. Zamówieniem niniejszym objęte są rachunki budżetu Gminy oraz wszystkie rachunki prowadzone przez jednostki podległe budżetowi gminy tj.:
   • Urzędu Miejskiego;
   • Szkoły Podstawowej im. gen. J.H. Dąbrowskiego w Słupi Wielkiej;
   • Szkoły Podstawowej im. Gen. J.H. Dąbrowskiego w Starkówcu Piątkowskim;
   • Szkoły Podstawowej Nr 2 z Oddziałami Integracyjnymi;
   • Szkoły Podstawowej Nr 3 im. Ignacego Łukasiewicza;
   • Przedszkola Nr 3;
   • Ośrodka Pomocy Społecznej;
   • Ośrodka Kultury im. Marszałka Józefa Piłsudskiego;
   • Miejskiej Biblioteki Publicznej im. R.W. Berwińskiego w Środzie Wlkp.;
   • Muzeum Ziemi Średzkiej "Dwór w Koszutach";
   • Zakładu Gospodarki Komunalnej;
   • Stołówek Gminnych;
   • każdorazowo nowo tworzona jednostka organizacyjna Gminy – Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ilości jednostek organizacyjnych gminy utworzonych bądź rozwiązanych w okresie trwania umowy, które będą obsługiwane przez wybranego Wykonawcę na tych samych warunkach;
   oraz rachunki pomocnicze, rachunki funduszy celowych, specjalnych, rachunki związane z obsługą środków otrzymanych z funduszy Unii Europejskiej oraz każdorazowo nowo otwarty rachunek, którego konieczność utworzenia powstanie po stronie Zamawiającego, w trakcie obowiązywania umowy.
   1. Podstawowe usługi bankowe:
      1. prowadzenie rachunków,
      2. nieodpłatna realizacja poleceń przelewu,
      3. nieodpłatne przyjmowanie wpłat gotówkowych zewnętrznych i wewnętrznych (ilość wpłat w przybliżeniu na rachunki jednostek to w granicach 1000-1500),
      4. nieodpłatne dokonywanie wypłat gotówkowych (ilość wypłat w przybliżeniu z rachunków jednostek to w granicach 20 szt.),
      5. nieodpłatne wydawanie blankietów czekowych – Zamawiający dopuszcza alternatywne rozwiązania dla czeków papierowych,
      6. nieodpłatna obsługa płatności masowych, w tym bezprowizyjne wpłaty podatków, opłat i innych należności na rzecz Gminy Środa Wielkopolska i jej jednostek organizacyjnych (w ramach płatności masowych realizowane są płatności na rzecz Gminy głównie z tytułu podatków i opłat lokalnych oraz opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi),
      7. nieodpłatne udostępnianie wyciągów bankowych (Zamawiający wyraża zgodę na dostarczanie wyciągów w formie elektronicznej za pośrednictwem systemu bankowości elektronicznej),
      8. nieodpłatne świadczenie usług bankowości elektronicznej, pozwalających na dostęp do rachunków bankowych w czasie rzeczywistym za pośrednictwem sieci informatycznej (w chwili obecnej z bankowości elektronicznej korzysta ok. 50 użytkowników; liczba użytkowników może ulec zmianie w zależności od zmian organizacyjnych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych gminy),
      9. nieodpłatne wydawanie zaświadczeń związanych z obsługą bankową rachunków (w ciągu roku dotychczas Gmina prosiła o wydanie średnio do 5 zaświadczeń),
      10. oprocentowanie środków na rachunkach bankowych – środki zdeponowane na rachunkach bankowych zostaną przez Bank oprocentowane, bez względu na wysokość środków na rachunkach, a kapitalizacja odsetek następować będzie na koniec każdego miesiąca. Wysokość oprocentowania ustalona według zmiennej stawki bazowej WIBID 1M obowiązującej na dwa dni robocze przed dniem zmiany oprocentowania skorygowanej o współczynnik zaoferowany przez Bank. Zmieniona stawka bazowa ma zastosowanie od 1 dnia miesiąca następnego.
      11. możliwość uruchomienia kredytu w rachunku bieżącym do wysokości określonej upoważnieniem w uchwale budżetowej, jednak nie wyższej niż 5 000 000,00 zł na podstawie odrębnej umowy. Oprocentowanie kredytu w rachunku bieżącym obliczone w oparciu o stawkę WIBOR dla 1 miesięcznych złotowych depozytów międzybankowych obowiązującej na dwa dni robocze przed każdym miesiącem kredytowania powiększonej o marżę zaoferowana przez Bank. Zmieniona stawka bazowa ma zastosowanie od 1 dnia miesiąca następnego okresu kredytowania. Przeznaczeniem kredytu będzie pokrycie występującego w trakcie roku przejściowego deficytu budżetu Gminy Środa Wielkopolska, co oznacza, że do ostatniego dnia roboczego każdego roku kredyt zostanie spłacony. Kredyt zostanie udzielony bez prowizji i opłat jedynym kosztem dla zamawiającego będą odsetki za rzeczywiście wykorzystany kredyt. Bank nie będzie naliczał prowizji i opłat za niewykorzystaną kwotę kredytu.
      12. Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował co najmniej jedną siedzibą oddziału, filii lub punktu kasowego, itp. na terenie miasta Środa Wielkopolska lub otworzy taki oddział, filię, punkt kasowy z możliwością pobierania i odprowadzania gotówki czynny od poniedziałku do piątku (poza dniami ustawowo wolnymi od pracy) w godzinach nie krócej niż poniedziałki od 8.00 do 16.00 od wtorku do piątku od 7.00 do 15.00.
          Wysokość prowizji i opłat, współczynników określonych w ofercie nie będzie ulegać zmianom w trakcie trwania umowy.
          Z tytułu wykonywania przez Bank innych czynności niż wymienione w ofercie, Wykonawca nie będzie pobierał opłat.

3. Zamawiający unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia, jeżeli:

   1. nie zostanie złożona żadna oferta niepodlegająca odrzuceniu,
   2. oferta z najniższą ceną przewyższy kwotę, którą zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najkorzystniejszej oferty,
   3. wystąpi istotna zmiana okoliczności, powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
   4. postępowanie okaże się obarczone niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowy w sprawie zamówienia publicznego.
   5. Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.
      O unieważnieniu postępowania o udzielenie Zamówienia, Zamawiający zawiadomi równocześnie wszystkich Wykonawców, którzy ubiegali się o udzielenie zamówienia, podając uzasadnienie faktyczne i prawne.

4. Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty, wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

   1. Cena na którą składają się następujące elementy:
      1. Wysokość miesięcznej prowizji (wraz z innymi wszelkimi kosztami) za prowadzenie rachunków – 70 %.
      2. Wysokość kosztów za udzielenie rocznego kredytu odnawialnego i jego wykorzystanie (stała marża banku) – 10 %
   2. Oprocentowanie środków pieniężnych na rachunkach – wysokość stałej marży Banku – 20 %.

5. Sposób oceny ofert.

   1. Zasada oceny ofert w oparciu o kryteria wskazane w pkt IV ppkt 1 lit. a i b
      Zamawiający przyzna maksymalną ilość punktów (100 pkt.) ofercie, która zaoferuje najniższą wartość w odpowiedzi na w/w kryterium, punkty wskazane w w/w kryterium w pozostałych ofertach uzyskają punkty wyliczone ze wzoru K1 = ([wartość najniższa] / [wartość badana]) x 100.
      Na potrzeby wyliczenia tego kryterium należy założyć, że wysokość kredytu odnawialnego wynosić będzie 5 mln zł w każdym roku.
   2. Zasada oceny ofert w oparciu o kryteria wskazane w pkt IV ppkt 2
      Zamawiający przyzna maksymalną ilość punktów (100 pkt.) ofercie, która zaoferuje najwyższą wartość w odpowiedzi na w/w kryterium, punkty wskazane w w/w kryterium w pozostałych ofertach uzyskają punkty wyliczone ze wzoru K2 = ([wartość badana] / [wartość najwyższa]) x 100.
   3. Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, którego oferta uzyska najwyższą ilość w bilansie kryteriów oceny ofert, tj. K = K1a x 70% + K1b x 10% + K2 x 20%.

6. Pozostałe informacje.

   1. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
   2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
   3. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału oraz nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, tj. spełniają warunki:
      1. Posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania.
         Zamawiający uzna warunek za spełniony jeżeli Wykonawca posiada zezwolenie na rozpoczęcie działalności, o którym mowa w art. 36 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997r. – Prawo bankowe, a w przypadku określonym w art. 178 ust. 1 ustawy – Prawo bankowe, inny dokument, z którego wynika upoważnienie do wykonywania czynności bankowych na terenie Polski, ustalonych w statucie w zakresie, w jakim nie sprzeciwiają się temu przepisy ustawy.
      2. Posiadania wiedzy i doświadczenia.
         Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
      3. Dysponowania odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
         Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
      4. Sytuacji ekonomicznej i finansowej.
         Zamawiający nie wyznacza szczegółowego warunku w tym zakresie.
   4. Wykaz oświadczeń i dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
      Na ofertę składają się następujące dokumenty i załączniki:
      1. Formularz ofertowy wypełniony i podpisany przez Wykonawcę – załącznik Nr 1;
      2. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik Nr 2;
      3. Oświadczenie Wykonawcy o nie podleganiu wykluczeniu – załącznik nr 3;
      4. Oświadczenie Wykonawcy o posiadaniu oddziału, filii wraz z oświadczeniem, że placówka będzie funkcjonować przez cały okres obowiązywania umowy;
      5. Niezbędne pełnomocnictwa do reprezentowania Wykonawcy.
   5. Wg stanu na dzień 31 grudnia 2023 r. Gmina Środa Wielkopolska oraz jej jednostki organizacyjne posiadają 100 rachunków bankowych. Średnio w ciągu miesiąca realizowanych jest ok. 10 000 przelewów (dotyczy wszystkich realizowanych przelewów) ze wszystkich rachunków w jednostkach objętych przedmiotowym Zapytaniem Ofertowym.
   6. Sprawozdania wskazujące na sytuację finansową Gminy Środa Wielkopolska są opublikowane na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Gminy.
   7. W sprawach dotyczących zamówienia wyjaśnień udziela Adrian Nowak – Skarbnik Miasta, tel. 61 286 77 55 lub e-mail skarbnik@sroda.wlkp.pl.
   8. Miejsce, sposób i termin składania ofert
      Ofertę należy przesłać lub złożyć osobiście na adres – Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej, ul. Daszyńskiego 5, 63-000 Środa Wielkopolska w terminie do dnia 11.10.2024 r. do godziny 15.00 z dopiskiem – „Obsługa bankowa budżetu Gminy Środa Wielkopolska oraz jednostek organizacyjnych Gminy”.
      Zamawiający wyraża zgodę na przedłożenie oferty w formie elektronicznej podpisanej elektronicznymi podpisami kwalifikowanymi.

Burmistrz
Piotr Mieloch