Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Regulamin
funkcjonowania monitoringu wizyjnego
na terenie Gminy Środa Wielkopolska
(zwany dalej „Regulaminem”)

§ 1.

1. Regulamin określa zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego na terenie Gminy Środa Wielkopolska (zwanego dalej „monitoringiem”).
2. Monitoring wprowadza się na podstawie art. 9a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r., poz. 609) oraz art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych (Dz. U. z 2021 r., poz. 1763).
3. Administratorem danych osobowych gromadzonych na podstawie monitoringu jest Gmina Środa Wielkopolska.
4. Wszystkie czynności związane z funkcjonowaniem monitoringu wykonują upoważnieni pracownicy Straży Miejskiej w Środzie Wielkopolskiej.

§ 2. Celem instalacji monitoringu jest:

1. zapewnienie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej;
2. ochrona mienia gminy;
3. utrwalania dowodów popełnienia przestępstwa lub wykroczenia;
4. przeciwdziałania przypadkom naruszania spokoju i porządku w miejscach publicznych;
5. ochrony obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej.

§ 3.

1. Monitoring dotyczy miejsc będących miejscami publicznymi – wykaz miejsc, w których są zainstalowane kamery stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu.
2. Zastosowanie monitoringu wizyjnego polega na zainstalowaniu kamer oraz rejestracji obrazu z kamer.
3. Monitoring gromadzi dane pozwalające określić czas i miejsce nagrania, w tym dane osobowe w zakresie wizerunków, cech szczególnych, numerów rejestracyjnych pojazdów.
4. Monitoring nie może naruszać zasad godności osobistej oraz prawa do prywatności.

§ 4.

1. Monitoring funkcjonuje całodobowo.
2. Rejestracji i zapisowi na nośniku danych, podlega tylko obraz z kamer monitoringu, bez rejestracji dźwięku.
3. Nagrania obrazu zawierające dane osobowe Administrator przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nie dłuższy niż 30 dni od dnia nagrania.
4. Rejestracja obrazów dokonywana jest cyklicznie – po upływie terminu, o którym mowa w ust. 3 są one automatycznie i bezpowrotnie kasowane, a w ich miejsce nagrywane są kolejne bieżące obrazy pochodzące z monitoringu.
5. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu, termin określony w ust. 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania lub przekazania materiału odpowiedniemu organowi kompetentnemu w prowadzonym postępowaniu, z zastrzeżeniem ust. 6.
6. W przypadkach, o których mowa w § 4 ust. 5, zabezpieczenie może być dokonane na okres do 3 miesięcy od dnia zarejestrowania zdarzenia z możliwością jego przedłużenia. Przedłużenie okresu zabezpieczenia wymaga złożenia wniosku wraz z załączeniem dowodu podjęcia przez podmiot, o którym mowa w § 6 ust. 1, działań zmierzających do wszczęcia postępowania przez uprawnione do tego organy lub instytucje oraz wskazaniem terminu przedłużenia zabezpieczenia.
7. Po upływie okresów wskazanych w ust. 3 i 6 uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.

§ 5.

1. Wobec zapisów z monitoringu, w tym danych osobowych przetwarzanych w systemie monitoringu stosuje się odpowiednie środki zabezpieczające przetwarzanie tych danych, w szczególności uniemożliwiające ich utratę lub bezprawne rozpowszechnienie, a także uniemożliwiające dostępu do danych osobom nieuprawnionym. Wykaz środków technicznych stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu.
2. Do zapoznania się z zapisami z kamer i rejestratorów monitoringu dostęp posiadają jedynie osoby upoważnione przez Administratora.
3. Dostęp do systemu monitoringu nie jest dostępem publicznym, nagrań z tego systemu nie udostępnia się osobom i podmiotom trzecim za wyjątkiem przypadków określonych w § 6.
4. Dane zapisane na nośnikach nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnieniu w oparciu o przepisy Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.

§ 6.

1. Możliwe jest udostępnianie nagrań z monitoringu organom i instytucjom, w szczególności Sądom, Prokuraturze, Policji lub innym podmiotom, uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
2. Odbioru nagrań z monitoringu należy dokonać osobiście, za pokwitowaniem w Rejestrze udostępnionych nagrań, (zeszyt wydanych płyt/nagrań z kamer monitoringu miejskiego) stanowiący załącznik nr 2 do Regulaminu.
3. Kopia sporządzona dla osoby/podmiotu zainteresowanego przechowywana jest w zamkniętym pomieszczeniu i udostępniana uprawnionym organom. W przypadku bezczynności uprawnionych organów kopia jest niszczona po upływie trzech miesięcy od dnia jej sporządzenia, a z czynności tej sporządza się protokół.
4. Realizując prawo dostępu do danych osoby, której one dotyczą na podstawie art. 15 RODO, osoba upoważniona przez Administratora przed umożliwieniem wglądu w zarejestrowane nagranie lub udostępnienia kopii nagrania, dokonuje anonimizacji wizerunku osób, których żądanie nie dotyczy. Procedura udostępniania danych osobie, której dane dotyczą, stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu.
5. Administrator może odstąpić od anonimizowania wizerunku osób innych niż żądające dostępu do swoich danych osobowych, gdy uzna, że interes osoby, która wystąpiła z żądaniem jest nadrzędny wobec praw innych osób zarejestrowanych na nagraniu.

§ 7.

1. Administrator oznacza teren, gdzie jest stosowany monitoring wizyjny, w sposób widoczny i czytelny.
2. Informacja o funkcjonowaniu monitoringu wizyjnego podawana jest poprzez rozmieszczenie tablic na terenie lub przy wejściach na obszar objęty monitoringiem, zawierających piktogram kamery oraz informację o administratorze danych, celu przetwarzania danych osobowych i przysługiwaniu praw związanych z przetwarzaniem oraz odesłanie do miejsc/a, gdzie znajduje się pełna wersja klauzuli informacyjnej dot. zastosowanego monitoringu na podstawie art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, dalej RODO)). Wzór obowiązku informacyjnego stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu.

Załącznik nr 1 do Regulaminu
funkcjonowania monitoringu
wizyjnego na terenie
Gminy Środa Wielkopolska

Klauzula informacyjna

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), publ. Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1, zwanego dalej RODO, Administratorem danych przetwarzanych w ramach stosowanego monitoringu wizyjnego jest Gmina Środa Wielkopolska z siedzibą przy ul. Daszyńskiego 5, 63-000 Środa Wielkopolska, e-mail – um@sroda.wlkp.pl tel. 286 77 00. Administrator powołał inspektora ochrony danych. Dane kontaktowe e-mail – iod@lesny.com.pl.

1. Dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu zapewnienie porządku publicznego i bezpieczeństwa obywateli oraz ochrony przeciwpożarowej i przeciwpowodziowej, ochrona mienia gminy, utrwalania dowodów popełnienia przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania przypadkom naruszania spokoju i porządku w miejscach publicznych, ochrony obiektów komunalnych i urządzeń użyteczności publicznej, zgodnie z art. 9a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym oraz art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o strażach gminnych.
2. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres nieprzekraczający 30 dni od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
3. Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych są podmioty, które przetwarzają dane osobowe w imieniu Administratora na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, m. in. firmy zajmujące się konserwacją systemu monitoringu wizyjnego.
4. Zapis z monitoringu może zostać udostępniony właściwym organom w zakresie realizowanych przez nie zadań ustawowych.
5. Osoba, której dotyczą dane osobowe przetwarzane na podstawie monitoringu ma prawo do:
   • żądania dostępu do danych osobowych, ograniczenia przetwarzania danych osobowych oraz usunięcia danych osobowych; nie przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, ponieważ przetwarzanie nie odbywa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO,
   • wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.
6. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani organizacji międzynarodowej.
7. Dane osobowe będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, jednak nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania.
8. Przebywając w strefach objętych monitoringiem wizyjnym Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane w celach, o których mowa w pkt. 3. Przetwarzanie jest niezbędne i jest wymogiem ustawowym służącym realizacji wskazanych prawnie celów.

Załącznik nr 2 do Regulaminu
funkcjonowania monitoringu
wizyjnego na terenie Gminy
Środa Wielkopolska

Załącznik nr 3 do Regulaminu
funkcjonowania monitoringu
wizyjnego na terenie
Gminy Środa Wielkopolska

Załącznik nr 4 do Regulaminu
funkcjonowania monitoringu
wizyjnego na terenie
Gminy Środa Wielkopolska

Stosowane środki techniczno-organizacyjne systemu monitoringu wizyjnego:

1. Rejestratory oraz komputer wraz z oprogramowaniem umożliwiającym podgląd zarejestrowanych zdarzeń znajduje się w pomieszczeniu znajdującym się w budynku Straży Miejskiej przy ul. Daszyńskiego 5. Dostęp do tych pomieszczeń mają tylko upoważnione osoby. Na pomieszczeniu umieszczona jest tablica z napisem „MONITORING NIEUPWAŻNIONYM WSTĘP WZBRONIONY".
2. Wyznaczono inspektora ochrony danych.
3. Osoby upoważnione do przetwarzania danych zostały pouczone o obowiązku zachowania w tajemnicy przetwarzanych danych osobowych oraz sposobów ich zabezpieczenia.
4. Osoby upoważnione do przetwarzania danych zostały zapoznane z przepisami o ochronie danych osobowych poprzez szkolenie przeprowadzone przez inspektora ochrony danych.
5. Osoby trzecie przebywają w obszarze przetwarzania danych wyłącznie w obecności osoby upoważnionej.
6. Uprawnione osoby posiadają upoważnienia do przetwarzania danych osobowych wydane przez Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska.
7. Zarejestrowany obraz jest przechowywany przez okres nieprzekraczający 30 dni, po którym jest usuwany poprzez automatyczne nadpisanie.
8. Dysk twardy przechowujący zarejestrowany obraz przeznaczony do:
   1. likwidacji – pozbawia się wcześniej zapisu tych danych, a w przypadku, gdy nie jest to możliwe, uszkadza się w sposób uniemożliwiający ich odczytanie;
   2. naprawy – pozbawia się wcześniej zapisu tych danych w sposób uniemożliwiający ich odzyskanie, albo naprawia się je pod nadzorem osoby upoważnionej przez administratora danych.

……………………………………
podpis Administratora

Załącznik nr 5 do Regulaminu
funkcjonowania monitoringu
wizyjnego na terenie
Gminy Środa Wielkopolska

Procedura określająca zasady anonimizacji danych osobowych przed ich udostępnieniem zarejestrowanych w systemie monitoringu wizyjnego

§ 1. Cel stosowania procedury

Celem procedury jest ustalenie zasad, zgodnie z którymi dane osobowe będą anonimizowane przed ich udostępnieniem osobom składającym żądanie dostępu do danych, które ich dotyczą.

§ 2. Informacja ogólne

1. Administrator jest zobowiązany chronić dane osobowe przed ich nieuprawnionym udostępnieniem, dlatego procedura anonimizacji może być przeprowadzana wyłącznie w kontrolowany sposób.
2. Anonimizacja danych – polega na przekształceniu danych osobowych w sposób uniemożliwiający przyporządkowanie poszczególnych informacji do określonej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej albo, jeżeli przyporządkowanie takie wymagałoby niewspółmiernych kosztów, czasu lub działań (art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 16 września 2011 r. o wymianie informacji z organami ścigania państw członkowskich Unii Europejskiej). Anonimizacja pozwala na trwałe usunięcie powiązań między danymi osobowymi, a osobą, której dotyczą. W ten sposób informacje, które przed anonimizacją były danymi osobowymi, przestają nimi być.
3. Nieprzestrzeganie niniejszej procedury może wiązać się z nieuprawnionym ujawnieniem czy udostępnieniem danych osobowych, a tym samym narazić Administratora na odpowiedzialność.

§ 3. Sposób postępowania w przypadku udostępniania nagrań osobom, których dane dotyczą

1. Zostało zgłoszone i uwzględnione zgodnie z art. 15 RODO żądanie dostępu do nagrania, na którym znajdują się wizerunki osób innych niż osoba występująca z żądaniem.
2. Osoba upoważniona przez Administratora przed udostępnieniem nagrania ocenia zakres czasowy nagrania do udostępnienia, aby zrealizować żądanie osoby, której dane dotyczą.
3. Osoba upoważniona przez Administratora dokonuje w ustalonym zakresie czasowym nagrania (pkt 2) anonimizacji wizerunku osób innych niż występujące z żądaniem.
4. Anonimizacja jest przeprowadzana z wykorzystaniem aplikacji komputerowych (np. Movavi Video Editor, AXIS Live Privacy Shield lub innych), jak również poprzez eksport klatek z nagrania do formatu graficznego i dokonanie anonimizacji dla poszczególnych kadrów (zdjęć).
5. Administrator lub osoba upoważniona weryfikuje poprawność anonimizacji.
6. Administrator lub osoba upoważniona udostępnia nagranie w trybie przeglądania lub w formie kopii nagrania.