Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Środa Wielkopolska, 22 kwietnia 2022 roku

OP.1710.1.2022

Pani
Grażyna Wróblewska
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Poznaniu

Nawiązując do wystąpienia pokontrolnego o wynikach kompleksowej kontroli gospodarki finansowej obejmującej rok 2020 uprzejmie informuję, że szczegółowo zapoznałem się ze skierowanym pod moim adresem wystąpieniem pokontrolnym. W celu wyeliminowania nieprawidłowości i uchybień podjąłem następujące działania w celu ich przyszłego uniknięcia.

Zobowiązałem Skarbnika oraz służby finansowe do wzmożenia kontroli wewnętrznej w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przestrzegania zasad zawartych w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 13 września 2017 roku w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej, a w szczególności:

1. każdorazowej aktualizacji w obowiązujących w Urzędzie Miejskim uregulowaniach dotyczących przyjętych zasad (polityki) rachunkowości wykazu programów przeznaczonych do prowadzenia ksiąg rachunkowych poprzez wskazanie aktualnej wersji danego oprogramowania stosowanie do przepisów art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. c w związku z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
2. podjęcia działań we współpracy z firmą SIGID (dostawca oprogramowania finansowo-księgowego), aby wydruki z ewidencji księgowej przedstawiały prawidłowe dane.
3. podjęcia działań we współpracy z firmą SIGID (dostawca oprogramowania finansowo-księgowego), aby doprowadzić w komputerowych zbiorach danych do zgodności salda konta syntetycznego 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” z ewidencją pomocniczą oraz stanem faktycznym.
4. dołożenia wszelkich starań, aby dowody księgowe spełniały wymogi formalne, zgodnie z art. 21 ustawy o rachunkowości.
5. prowadzenia ewidencji do konta 221 „Należności z tytułu dochodów budżetowych” w zakresie rozrachunków z tytułu opłat za korzystanie z zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w sposób określony w opisie do powyższego konta, w tym zapewnienia, aby ewidencja ta była prowadzona według dłużników. W związku z brakiem możliwości zapewnienia tego w ramach aktualnie użytkowanych programów księgowych informuję, że Gmina Środa Wielkopolska jest na etapie ogłoszenia zamówienia publicznego pn. “Rozwój elektronicznych usług publicznych w gminie Środa Wielkopolska w zakresie zakupu oprogramowania wraz z wdrożeniem i szkoleniami.”, który dotyczy zamówienia zakupu zintegrowanego sytemu informatycznego dla Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej umożliwiającego ujednolicenie i łączenie prowadzonych ewidencji z księgowością. W ramach tego systemu będzie wchodzić także ewidencja wydawanych zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych wraz z prowadzeniem ewidencji opłat pobieranych. Przy wdrażaniu nowego programu – systemu, uwzględnione zostaną wytyczne wskazane w wystąpieniu pokontrolnym.
6. stosowania przyjętych zasad (polityki) rachunkowości w celu wyeliminowania nieprawidłowości w zakresie przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego, aby jasno i rzetelnie wykazywać operacje gospodarcze w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym.

Zobowiązałem Skarbnika, dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej oraz służby finansowe do zwiększenia nadzoru i kontroli oraz wdrożenia zwiększonej dbałości przy sporządzaniu sprawozdań budżetowych w celu przestrzegania przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 11 stycznia 2022 roku w sprawie sprawozdawczości budżetowej, w tym w szczególności przy sporządzaniu sprawozdań jednostkowych oraz zbiorczych Rb-27ZZ z wykonania planu dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami.

Zobowiązałem pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania do prowadzenia ich w sposób określony w obowiązujących w tym zakresie uregulowaniach wewnętrznych, tj. m. in. poprzez prowadzenie jej w księgach zawierających ponumerowane strony oraz zawierających podpisy Głównego księgowego i Kierownika jednostki.

Zobowiązałem naczelników wydziałów, kierowników referatów oraz Głównego księgowego i służby finansowe do zwiększenia staranności podczas dokonywania kontroli formalnej i merytorycznej dowodów księgowych stanowiących podstawę wydatkowania środków publicznych w celu przestrzegania zasad określonych w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych, tj. zapewnienia że wydatki ponoszone są na cele i w wysokości ustalonej w uchwale budżetowej i planie finansowym Urzędu Miejskiego, a ujęte w tych dokumentach kwoty wydatków stanowią nieprzekraczalny limit.

Zobowiązałem pracownika ds. płac do przekazywania deklaracji ZUS w terminach określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 roku o systemie ubezpieczeń społecznych.

Zobowiązałem pracownika ds. płac oraz ds. kadr do wypłacania nagród jubileuszowych niezwłocznie po nabyciu przez pracownika uprawnień do tej nagrody stosownie do § 8 ust. 4 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 25 października 2021 roku w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych.

Zobowiązałem Kierownika Referatu Podatkowego i pracowników referatu do przestrzegania wymogów określonych w art. 5 ust. 1 i 3 ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej oraz art. 104 § 2 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego poprzez zamieszczanie w decyzjach ustalających zwrot niższej kwoty od kwoty wynikającej z sumy załączonych do wniosku faktur – z uwagi na przekroczenie ustalonego zgodnie z przepisami prawa rocznym limitem – rozstrzygnięcia o odmowie przyznania zwrotu podatku akcyzowego w wysokości przekraczającej roczny limit. W związku z faktem, że obecnie użytkowane oprogramowanie do tego celu nie pozwala na zamieszczenie tych informacji bezpośrednio z programu pracownicy nanoszą te informacje ręcznie na wystawionych decyzjach. Stosowne zapisy bezpośrednio z programu będą nanoszone po wdrożeniu nowego w/w systemu finasnowo-księgowego, tj. od roku 2023.

Zobowiązałem naczelników wydziałów i kierowników referatów do zlecania realizacji usług stosowanie do przepisów art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, tj. do stosowania zasad określonych w przepisach o zamówieniach publicznych, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. W przypadku kiedy ustalona wartość realizowanej usługi jest równa lub przekracza kwotę, o której mowa w art. 2 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych stosować przepisy przedmiotowej ustawy. W zakresie zawarcie umowy wykonawczej NR-ZGO/11/2020 na zagospodarowanie odpadów w Instalacji Przetwarzania Odpadów Komunalnych w Witaszyczkach pomiędzy Gminą Środa Wielkopolska a ZGO Sp. z o.o. w Jarocinie – Wielkopolskie Centrum Recyclingu z siedzibą w Witaszyczkach Gmina Środa Wielkopolska do wniosków pokontrolnych w tym zakresie zgłosiła zastrzeżenia do Kolegium Izby.

Zobowiązałem naczelników wydziałów i kierowników referatów do takiego przygotowywania projektów umów, aby były w nich określone maksymalne wysokości wynagrodzenia za wykonanie przedmiotu umowy w okresie jej realizacji.

Ponadto w celu usprawnienia gospodarki finansowej i zapobieganiu ewentualnych nieprawidłowości, w miarę możliwości służby finansowe będą pogłębiać wiedzę merytoryczną, zwłaszcza w zakresie stwierdzonych niezgodności.

Burmistrz
Piotr Mieloch