Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Wydawanie odpisów skróconych, zupełnych i odpisów skróconych wielojęzycznych aktów stanu cywilnego dla osoby, której akt dotyczy, jej wstępnych (np. matka, ojciec, babcia, dziadek), zstępnych (dzieci, wnuki), rodzeństwa, małżonka, przedstawiciela ustawowego i opiekuna, innych osób, które wykażą interes prawny, pełnomocników, organizacji społecznej, jeżeli jest to zgodne celami statutowymi takiej organizacji i gdy przemawia za tym interes społeczny:

• wniosek – druk dostępny w Urzędzie Stanu Cywilnego oraz na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej;
• prawomocne postanowienie sądu o ustanowieniu opieki prawnej, w przypadku gdy z wnioskiem występuje opiekun prawny;
• dokument tożsamości strony (dowód osobisty lub paszport);
• dokument wykazujący interes prawny;
• pełnomocnictwo pisemne – druk dostępny w Urzędzie Stanu Cywilnego oraz na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej lub w formie dokumentu elektronicznego;
• statut organizacji społecznej;
• dokument wykazujący interes społeczny organizacji.

Istnieje możliwość działania strony przez pełnomocnika. Pełnomocnikiem może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnictwo w formie dokumentu elektronicznego powinno być uwierzytelnione za pomocą mechanizmów określonych w art. 20a ust. 1 albo 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, a także doradca podatkowy mogą sami uwierzytelnić odpis udzielonego im pełnomocnictwa oraz odpisy innych dokumentów wykazujących ich umocowanie; z kolei, jeżeli odpis pełnomocnictwa lub odpisy innych dokumentów wykazujących umocowanie zostały sporządzone w formie dokumentu elektronicznego, ich uwierzytelnienia dokonuje się przy użyciu mechanizmów określonych w ustawie o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Jednocześnie z wnioskiem o wydanie odpisu skróconego aktu urodzenia, małżeństwa, zgonu lub po jego wydaniu, istnieje możliwość otrzymania wielojęzycznego standardowego formularza (dotyczy państw członkowskich Unii Europejskiej). Wniosek o wydanie wielojęzycznego standardowego formularza – druk dostępny w Urzędzie Stanu Cywilnego oraz na stronie internetowej Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej.

Środa Wielkopolska, Plac Zamkowy 1, Urząd Stanu Cywilnego pok. nr 2, parter.

Godziny otwarcia:

• poniedziałki 8.00-16.00
• od wtorku do piątku 7.00-15.00

1. Opłata skarbowa za wydanie:
• odpisu skróconego i odpisu skróconego wielojęzycznego – 22,00 zł,
• odpisu zupełnego – 33,00 zł,
2. Opłata skarbowa od złożenia dokumentu stwierdzającego udzielenie pełnomocnictwa – 17,00 zł (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).
3. Zwolnione od uiszczenia opłaty skarbowej są osoby, które przedstawią zaświadczenie o korzystaniu ze świadczeń pomocy społecznej z powodu ubóstwa.
4. Opłata za wydanie wielojęzycznego standardowego formularza – 17,00 zł.

Wpłat należy dokonać na konto Gminy Środa Wielkopolska – BNP PARIBAS Bank Polska Spółka Akcyjna 64 1600 1462 1747 0274 5000 0003.
W Punkcie Obsługi Klienta Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej – pok. nr 101 – i w Urzędzie Stanu Cywilnego istnieje możliwość uiszczenia opłaty skarbowej przy użyciu karty płatniczej.

Sposób uiszczenia opłaty skarbowej zawarty jest w karcie usługi publicznej Uiszczenie opłaty skarbowej.

Termin realizacji

1. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika USC, który przechowuje księgę stanu cywilnego (USC w Środzie Wielkopolskiej) wydanie odpisu następuje do 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
2. Jeżeli wniosek o wydanie odpisu złożony został do kierownika USC, który nie przechowuje księgi stanu cywilnego, wydanie odpisu następuje do 10 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
3. Do 1 miesiąca (w przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

Sposób załatwienia sprawy

1. Wydanie odpisu aktu stanu cywilnego (skrócony, zupełny lub skrócony odpis wielojęzyczny).
2. Wydanie odpisu skróconego aktu (urodzenia, małżeństwa, zgonu) wraz z wielojęzycznym standardowym formularzem.
3. Wydanie wielojęzycznego standardowego formularza jako załącznika po wydaniu odpisu skróconego aktu (urodzenia, małżeństwa, zgonu).
4. Decyzja o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego.

• Ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz. U. 2020.463),
• Rozporządzenie Ministra Cyfryzacji z dnia 18 kwietnia 2020 roku w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz. U. 2020.698),
• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. 2020.256 ze zm.),
• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. 2019.700),
• Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. 2020.344),
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. 2020.1546 ze zm.),
• Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. 2007.187.1330),
• Konwencja Nr 16 dotycząca wydawania wielojęzycznych odpisów skróconych aktów stanu cywilnego sporządzona w Wiedniu dnia 8 września 1976 r. (Dz. U. 2004.166.1735),
• Ustawa z dnia 4 kwietnia 2019 roku o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w państwach członkowskich Unii Europejskiej (Dz. U. 2019.860).

W przypadku wydania decyzji o odmowie wydania odpisu aktu stanu cywilnego stronie przysługuje prawo wniesienia odwołania do Wojewody Wielkopolskiego za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Środzie Wielkopolskiej w terminie 14 dni od dnia otrzymania decyzji.

Wniosek o wydanie aktu stanu cywilnego można złożyć za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Administracji Publicznej (ePUAP) – jeżeli wnioskodawca posiada podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP.

Uzyskanie odpisu aktu w formie elektronicznej:

1. W dowolnym urzędzie,
2. Przez internet – gdy wnioskodawca posiada profil zaufany

Jaki rodzaj odpisu aktu można otrzymać:

• odpis skrócony aktu:
• urodzenia,
• urodzenia dziecka, które urodziło się martwe,
• małżeństwa,
• zgonu,
• wielojęzyczny odpis skrócony aktu (nie wymaga tłumaczenia, może być potrzebny, do załatwienia sprawy za granicą):
• urodzenia,
• małżeństwa,
• zgonu,
• odpis zupełny aktu:
• urodzenia,
• małżeństwa,
• zgonu,
• zgonu osoby o nieustalonej tożsamości.

Odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia on zmiany, jakich dokonano w akcie.

Odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony – stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych wpisów (zmian).

Odpis aktu stanu cywilnego skrócony i zupełny można otrzymać w wybranej przez siebie formie, a wniosek można złożyć do dowolnego urzędu stanu cywilnego w Polsce:

• w formie papierowej,
• w formie elektronicznej – dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza jego autentyczność. Jeśli składa się wniosek o odpis w formie elektronicznej – otrzymuje się go na swoją skrzynkę Gov (ePUAP). Uwaga – jeśli odpis zostanie wydany automatyczne, w miejscu podpisu urzędnika będzie elektroniczna pieczęć ministra cyfryzacji. To także podpis kwalifikowany.

Wielojęzyczne odpisy skrócone można dostać tylko w formie papierowej.

Aby zawnioskować o odpis, a później dostać go w wersji elektronicznej, potrzebny jest profil zaufany i wizyta na portalu GOV.pl.

UWAGA, odpis będzie miał moc prawną tylko w wersji elektronicznej. Można go przekazać tylko w tej postaci. Wydruk nie ma mocy prawnej. Automatyczny odpis będzie zawierał podpis kwalifikowany potwierdzający autentyczność odpisu.

Należy dokonać online płatności za odpis:

• 22 zł – za odpis skrócony aktu stanu cywilnego (także za odpis wielojęzyczny w formie papierowej),
• 33 zł – za odpis zupełny aktu stanu cywilnego.

Odpis aktu można otrzymać bezpłatnie. Zwolnienie z opłaty za wydanie odpisu, określa ustawa o opłacie skarbowej. Jeśli załatwiamy sprawę przez pełnomocnika – opłata dodatkowo 17 zł za pełnomocnictwo (nie dotyczy pełnomocnictw udzielanych małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu albo gdy mocodawcą jest podmiot zwolniony od opłaty skarbowej).

Wysyłając wniosek online, do wyboru mamy dwa sposoby płatności – online lub przelew bankowy bądź pocztowy.

Jeśli system nie wyda nam odpisu automatycznie i tak go otrzymamy. Odbędzie się to jednak z udziałem urzędnika.

Gotowy odpis znajduje się w swojej skrzynce odbiorczej na koncie Mój GOV. Znajdziemy ją na www.GOV.pl (prawy górny róg strony), po zalogowaniu profilem zaufanym.

Więcej informacji znajduje się na stronie https://www.gov.pl/web/gov/uzyskaj-odpis-aktu-stanu-cywilnego-urodzenia-malzenstwa-zgonu.