Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r. poz. 609 ze zm.) oraz art. 24 ust. 1 i art. 25 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 poz. 928), w związku z uchwałą nr VI/69/2024 Rady Miejskiej Środy Wielopolskiej z dnia 26 września 2024 r. w sprawie wspólnej obsługi jednostek organizacyjnych Gminy Środa Wielkopolska zaliczanych do sektora finansów publicznych w zakresie ochrony sygnalistów zarządzam, co następuje

§ 1.

1. Wprowadzam wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych, zwaną dalej „Procedurą”.
2. Procedura stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Procedura znajduje zastosowanie do dokonywania zgłoszeń wewnętrznych w Urzędzie Miejskim w Środzie Wielkopolskiej oraz następujących jednostkach organizacyjnych Miasta Środy Wielkopolskiej:

1. Szkole Podstawowej nr 2 z Oddziałami Integracyjnymi w Środzie Wielkopolskiej,
2. Szkole Podstawowej nr 3 im. Ignacego Łukasiewicza w Środzie Wielkopolskiej,
3. Przedszkolu nr 3 w Środzie Wielkopolskiej,
4. Szkole Podstawowej im. gen. J.H. Dąbrowskiego w Słupi Wielkiej,
5. Szkole Podstawowej im. gen. J.H. Dąbrowskiego w Starkówcu Piątkowskim,
6. Stołówkach Gminnych w Środzie Wielkopolskiej,
7. Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Środzie Wielkopolskiej,
8. Ośrodku Pomocy Społecznej w Środzie Wielkopolskiej.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§ 4. Procedura przyjęta niniejszym zarządzeniem wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osobom wykonującym pracę, poprzez opublikowanie zarządzenia w Biuletynie Informacji Publicznej pod adresem: https://bip.umsroda.pl/.

Załącznik
do Zarządzenia Nr 154/2024
Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska
z dnia 18 października 2024 roku

Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

§ 1. Cel Procedury

1. Procedura określa:
   1. zasady i tryb przekazywania informacji o naruszeniu prawa (dokonywania zgłoszenia), w tym określa podmiot zewnętrzny upoważniony do przyjmowania zgłoszenia, sposób dokonywania zgłoszeń oraz tryb postępowania ze zgłoszeniami anonimowymi;
   2. zasady podejmowania działań następczych na skutek dokonanego zgłoszenia, w tym określa osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych oraz maksymalny termin przekazania sygnaliście informacji zwrotnej,
   3. informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.
2. Procedura znajduje również zastosowanie do przekazywania informacji o naruszeniu postanowień obowiązujących w Urzędzie lub jednostce organizacyjnej regulacji wewnętrznych i/lub standardów etycznych, które zostały ustanowione na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego i pozostają z nimi zgodne.
3. Przyjmowanie zgłoszeń naruszeń prawa jest elementem prawidłowego i bezpiecznego zarządzania i służy zwiększeniu efektywności wykrywania naruszeń prawa i podejmowania działań w celu ich eliminowania i ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych.
4. Procedura umożliwia zgłaszanie naruszenia prawa za pośrednictwem specjalnego, łatwo dostępnego kanału, w sposób zapewniający rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 2. Definicje

Ilekroć w Procedurze jest mowa o:

1. Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
2. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 poz. 928),
3. jednostce organizacyjnej – należy przez to rozumieć każdą z jednostek organizacyjnych Gminy Środa Wielkopolska, do której znajduje zastosowanie Procedura;
4. Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej;
5. naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, w zakresie wskazanym w art. 3 ust. 1 ustawy;
6. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
7. zgłoszeniu – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa zgodnie z wymogami określonymi w niniejszej Procedurze;
8. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w szczególności pracowniku, byłym pracowniku, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, osobie świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, akcjonariuszu lub wspólniku, członku organu osoby prawnej, osobie świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażyście, wolontariuszu, funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2024 r. poz. 1121); żołnierzu w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 ze zmianami);
9. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
10. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu, jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11. działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez osoby upoważnione do prowadzenia działań następczych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych;
12. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.

§ 3. Dokonywanie zgłoszeń

1. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń za pośrednictwem formularza elektronicznego pod adresem: https://umsrodawielkopolska.whistlelink.com.
2. Zgłoszenie powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
   1. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
   2. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
   3. wskazanie osoby, której dotyczy zgłoszenie;
   4. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
   5. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
   6. wskazanie adresu do kontaktu (adres poczty elektronicznej albo adres korespondencyjny).
3. W przypadku, gdy zgłoszenie dokonywane jest anonimowo, pozostawia się je bez rozpatrzenia oraz informuje się sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpatrzenia.
4. Zgłoszenie może być dokonane wyłącznie w dobrej wierze. Zakazuje się świadomego składania fałszywych zgłoszeń.
5. W przypadku ustalenia, że w zgłoszeniu świadomie podano nieprawdę lub zatajono prawdę, dokonujący zgłoszenia może zostać pociągnięty do odpowiedzialności określonej w przepisach Kodeksu Pracy. Zachowanie takie może być w szczególności zakwalifikowane jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych lub osób wykonujących pracę zarobkową na innej podstawie niż stosunek prawny i jako takie skutkować rozwiązaniem umowy o pracę/umowy cywilnoprawnej bez zachowania okresu wypowiedzenia.
6. Osoba dokonująca zgłoszenia w złej wierze podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2, zgodnie z przepisami ustawy.
7. Podmiotem przyjmującym zgłoszenie jest upoważniony podmiot zewnętrzny: Leśny i Wspólnicy Sp. z o.o.
8. Po otrzymaniu zgłoszenia w terminie 7 dni od wpływu zgłoszenia sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, którego dokonuje podmiot przyjmujący zgłoszenie. Potwierdzenia dokonuje się na adres do kontaktu przekazany przez sygnalistę, chyba że Sygnalista nie wskazał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

§ 4. Działania następcze

1. Osobą upoważnioną do prowadzenia działań następczych w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, zwaną dalej „prowadzącym działania następcze”, jest:
   1. Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej – (*)
   2. Szkoła Podstawowa nr 2 z Oddziałami Integracyjnymi w Środzie Wielkopolskiej – (*)
   3. Szkoła Podstawowa nr 3 im. Ignacego Łukasiewicza w Środzie Wielkopolskiej – (*)
   4. Przedszkole nr 3 w Środzie Wielkopolskiej – (*)
   5. Szkoła Podstawowa im. gen. J.H. Dąbrowskiego w Słupi Wielkiej – (*)
   6. Szkoła Podstawowa im. gen. J.H. Dąbrowskiego w Starkówcu Piątkowskim – (*)
   7. Stołówki Gminne w Środzie Wielkopolskiej – (*)
   8. Zakład Gospodarki Komunalnej w Środzie Wielkopolskiej – (*)
   9. Ośrodek Pomocy Społecznej w Środzie Wielkopolskiej – (*)
2. Prowadzący działania następcze podejmuje postępowanie wyjaśniające, które prowadzone jest z należytą starannością, w sposób zapewniający poufność, bezstronność i obiektywizm.
3. W toku postępowania wyjaśniającego podejmowane są w szczególności następujące czynności:
   1. ustalenie/potwierdzenie stanu faktycznego przedstawionego w zgłoszeniu,
   2. przeprowadzenie analizy merytorycznej treści zgłoszenia w celu oceny prawnej zaistnienia naruszenia prawa,
   3. rozstrzygnięcie polegającym na uznaniu zgłoszenia za uzasadnione albo zamknięciu działań następczych w związku ze stwierdzeniem, że naruszenie prawa ma wyraźnie niewielką wagę i nie wymaga dalszych działań następczych,
   4. sporządzenie raportu z rozpatrzenia zgłoszenia i przekazanie go kierownikowi Urzędu lub jednostki organizacyjnej;
4. Przekazanie informacji zwrotnej sygnaliście przez podmiot przyjmujący zgłoszenie, o którym mowa w § 3 ust. 7, następuje w terminie 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, a w przypadku, gdy nie dokonano potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać informację zwrotną.
5. Wszystkie dane osobowe mające związek z otrzymanym zgłoszeniem będą utrzymywane w ścisłej tajemnicy, a prywatność sygnalisty, jak i każdej osoby objętej działaniami następczymi, będą chronione w prawnie dopuszczalnym stopniu oraz w sposób jak najbardziej odpowiadający potrzebie przeprowadzenia działań następczych oraz, jeśli konieczne, podjęcia odpowiednich środków w celu usunięcia naruszenia prawa lub naprawienia jego skutków.
6. Raport, o którym mowa w ust. 3 pkt 4) zawiera w szczególności następujące informacje:
   1. rodzaj i opis stwierdzonego naruszenia prawa lub uzasadnienie jego potencjalnego wystąpienia,
   2. środki, które powinny być podjęte w związku ze stwierdzonym naruszeniem prawa, w celu usunięcia naruszenia prawa lub naprawienia jego skutków, ze wskazaniem osób odpowiedzialnych za ich zastosowanie,
   3. rekomendację dotyczącą konieczności zawiadomienia o naruszeniu prawa odpowiednich organów,
   4. wskazanie ewentualnych działań, które mogą zapobiegać występowaniu tego rodzaju naruszeń w przyszłości.

§ 5. Rejestr zgłoszeń

1. Każde zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w Rejestrze zgłoszeń naruszeń, zwanym dalej „Rejestrem”.
2. Prowadzący działania następcze prowadzi Rejestr, który zawiera:
   1. numer zgłoszenia,
   2. przedmiot naruszenia prawa,
   3. datę zgłoszenia,
   4. dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie – niezbędne do identyfikacji tych osób,
   5. adres do kontaktu sygnalisty,
   6. informację o podjętych działaniach następczych,
   7. datę zakończenia sprawy.
3. Wzór Rejestru stanowi załącznik do Procedury.
4. Rejestr prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności, a dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
5. Dostęp do rejestru naruszeń będą mieć wyłącznie osoby biorące udział w postępowaniu prowadzonym w związku z otrzymanym zgłoszeniem.

§ 6. Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych

1. Zgłoszenie naruszenia prawa może również każdorazowo nastąpić w ramach zgłoszenia zewnętrznego, z pominięciem niniejszej Procedury, bezpośrednio do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego.
2. Aktualną informację na temat sposobu i trybu dokonywania zgłoszeń zewnętrznych można znaleźć na stronach internetowych Rzecznika Praw Obywatelskich oraz właściwych organów publicznych.
3. Zgłoszenie dokonane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego nie skutkuje pozbawieniem sygnalisty ochrony gwarantowanej przepisami ustawy.

§ 7. Postanowienia końcowe

1. Przepisy Procedury podlegają przeglądowi nie rzadziej niż raz na 3 lata.
2. Wszelkie zmiany Procedury przekazywane są wszystkim pracownikom niezwłocznie po ich wprowadzeniu i wejściu w życie w sposób zwyczajowo przyjęty w danej jednostce organizacyjnej.
3. W sprawach nieuregulowanych Procedurą zastosowanie mają przepisy ustawy.

* Imię i nazwisko zostały wyłączone z jawności na podstawie art. 8 ust. 5 ustawy z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (Dz. U. z 2022 r., poz. 902) w związku z art. 5 ust. 2 (cytowanej wyżej ustawy) – ograniczenie z uwagi na prywatność osoby fizycznej. Osoba dokonująca wyłączenia – Anna Grzelak, Inspektor w Wydziale Organizacyjno-Prawnym, UM w Środzie Wielkopolskiej.