Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2024 r., poz. 1465 ze zm.) oraz art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) zarządzam, co następuje:

§ 1.

1. Wprowadzam procedurę dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, zwaną dalej „Procedurą”.
2. Procedura stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§ 3. Procedura przyjęta niniejszym zarządzeniem wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.

Burmistrz
Piotr Mieloch

Załącznik do Zarządzenia Nr 188/2024
Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska
z dnia 23 grudnia 2024 roku

Procedura dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych

§ 1. Cel Procedury i definicje

1. Procedura określa zasady i tryb zgłaszania przez sygnalistę informacji o naruszeniu prawa.
2. Ilekroć w Procedurze jest mowa o:
   1. działaniu następczym – należy przez to rozumieć postępowanie prowadzone w związku ze złożonym zgłoszeniem;
   2. informacji o naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w podmiocie prawnym, w którym sygnalista uczestniczył w procesie rekrutacji lub innych negocjacji poprzedzających zawarcie umowy, pracuje lub pracował, lub w innym podmiocie prawnym, z którym sygnalista utrzymuje lub utrzymywał kontakt w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia prawa;
   3. informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
   4. kontekście związanym z pracą – należy przez to rozumieć przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
   5. naruszeniu prawa – należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie, które jest niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, w zakresie wskazanym w art. 3 ust. 1 ustawy;
   6. organie – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska;
   7. osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, której ustawa przyznaje zdolność prawną, wskazaną w zgłoszeniu, jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
   8. Procedurze – należy przez to rozumieć niniejszą procedurę dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
   9. sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą, niezależnie od zajmowanego stanowiska, formy zatrudnienia czy współpracy, w szczególności pracowniku, byłym pracowniku, osobie ubiegającej się o zatrudnienie, osobie świadczącej pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorcy, akcjonariuszu lub wspólniku, członku organu osoby prawnej, osobie świadczącej pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, stażyście, wolontariuszu, funkcjonariusz w rozumieniu art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 18 lutego 1994 r. o zaopatrzeniu emerytalnym funkcjonariuszy Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin (Dz. U. z 2023 r. poz. 1280, 1429 i 1834); żołnierzu w rozumieniu art. 2 pkt 39 ustawy z dnia 11 marca 2022 r. o obronie Ojczyzny (Dz. U. z 2024 r. poz. 248 i 834);
   10. ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 poz. 928);
   11. zgłoszeniu – należy przez to rozumieć przekazanie informacji o naruszeniu prawa zgodnie z wymogami określonymi w niniejszej Procedurze.
3. System przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, którego elementem jest Procedura, umożliwia zgłaszanie naruszeń prawa za pośrednictwem łatwo dostępnych kanałów zgłoszeń, zapewnia rzetelne i niezależne rozpoznanie zgłoszenia oraz zapewnia ochronę sygnalisty przed działaniami o charakterze odwetowym, represyjnym, dyskryminacyjnym lub innym rodzajem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonanym zgłoszeniem.

§ 3. Dokonywanie zgłoszeń

1. Sygnalista może dokonywać zgłoszeń następującymi kanałami zgłoszeń:
   1. w postaci papierowej na adres do korespondencji: Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej, ul. Daszyńskiego 5, 63-000 Środa Wielkopolska, Sekretarz Miasta z dopiskiem informującym o zgłoszeniu zewnętrznym, np. sygnalista – zgłoszenie zewnętrzne;
   2. w postaci elektronicznej na adres poczty elektronicznej: sygnalista@sroda.wlkp.pl.
2. Zgłoszenie powinno zawierać jasne i wyczerpujące wyjaśnienie przedmiotu zgłoszenia, w tym co najmniej:
   1. dane osoby zgłaszającej, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
   2. datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia prawa lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu prawa;
   3. opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa;
   4. wskazanie osoby/osób, której dotyczy zgłoszenie, tj. imię, nazwisko, stanowisko, miejsce pracy;
   5. wskazanie ewentualnych świadków naruszenia prawa;
   6. wskazanie wszystkich dowodów i informacji, jakimi dysponuje zgłaszający, które mogą okazać się pomocne w procesie rozpatrywania zgłoszenia;
   7. wskazanie adresu do kontaktu (adres poczty elektronicznej albo adres korespondencyjny).
3. W przypadku, gdy zgłoszenie dokonywane jest anonimowo, pozostawia się je bez rozpatrzenia oraz informuje się sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpatrzenia.
4. Po otrzymaniu zgłoszenia w terminie 7 dni od wpływu zgłoszenia organ przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia.
5. Organ nie przekazuje informacji o przyjęciu zgłoszenia, jeżeli będzie miał uzasadnione podstawy sądzić, że takie działanie zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty lub jeżeli sygnalista wniósł o nieprzekazywanie mu informacji o przyjęciu zgłoszenia.
6. Jeżeli wstępna weryfikacja wykaże, że zgłoszenie nie dotyczy naruszenia prawa, organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenie o odstąpieniu od jego rozpatrywania oraz przyczynie odstąpienia. Organ może w takim przypadku przekazać informację o trybie przewidzianym w przepisach odrębnych do rozpoznania zgłoszenia.
7. W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania organu, organ ustala organ publiczny właściwy do rozpoznania zgłoszenia i przekazuje je niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni, do tego organu publicznego oraz informuje o tym sygnalistę.
8. Na żądanie sygnalisty organ wydaje, w terminie miesiąca od jego otrzymania, zaświadczenie potwierdzające, że sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi przewidzianej w ustawie z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.

§ 4. Działania następcze

1. Sekretarz Miasta, zwany dalej „prowadzącym działania następcze”, jest upoważniony do prowadzenia działań następczych.
2. Organ może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem tego naruszenia. Organ poinformuje osobę dokonującą zgłoszenia o takim odstąpieniu i jego przyczynach. W razie kolejnego zgłoszenia – organ pozostawi je bez rozpoznania oraz informacji zwrotnej.
3. Jeżeli zgłoszenie dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania organu, prowadzący działania następcze podejmuje postępowanie wyjaśniające w celu zbadania sprawy oraz w przypadku uznania zgłoszenia za uzasadnione, podejmuje działania mające na celu usunięcie naruszenia prawa lub naprawienia jego skutków.
4. Organ może zwrócić się do sygnalisty, na podany przez niego adres do kontaktu, o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje, jakie mogą być w jego posiadaniu. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji, organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
5. Działania następcze prowadzone są z należytą starannością, w sposób zapewniający poufność, bezstronność i obiektywizm.
6. Wszystkie dane osobowe mające związek z otrzymanym zgłoszeniem są utrzymywane w ścisłej tajemnicy, a prywatność sygnalisty, jak i każdej osoby objętej działaniami następczymi, są chronione w prawnie dopuszczalnym stopniu oraz w sposób jak najbardziej odpowiadający potrzebie przeprowadzenia działań następczych oraz, jeśli konieczne, podjęcia odpowiednich środków w celu usunięcia naruszenia prawa lub naprawienia jego skutków.
7. Organ przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu.
8. W uzasadnionych przypadkach organ może przekazać informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, po uprzednim poinformowaniu o tym sygnalisty przed upływem terminu, o którym mowa w ust. 7.
9. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez organ przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych

Informacje podane w przypadku zbierania danych osobowych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą i w celu realizacji obowiązku wynikającego z przepisu prawa

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych – RODO), informuję, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska, tel. +48 61 286 77 00, e-mail – um@sroda.wlkp.pl.
2. W sprawach związanych z danymi osobowymi można kontaktować się z inspektorem ochrony danych za pomocą adresu e-mail – iod@lesny.com.pl.
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przyjęcia i rozpatrzenia zgłoszeń zewnętrznych dokonanych przez sygnalistę na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. W związku z przetwarzaniem danych w celu/celach, o których mowa w pkt. 3, odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być:
   1. organy władzy publicznej oraz podmioty wykonujące zadania publiczne lub działające na zlecenie organów władzy publicznej, w zakresie i w celach, które wynikają z przepisów powszechnie obowiązującego prawa;
   2. inne podmioty, które na podstawie przepisów prawa bądź stosownych umów podpisanych z Gminą Środa Wielkopolska przetwarzają dane osobowe, dla których Administratorem jest Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska.
5. Pani/Pana osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6. Podanie danych osobowych jest warunkiem niezbędnym w celu dokonania zgłoszenia naruszenia prawa za pomocą wskazanego kanału komunikacji. Odmowa podania danych uniemożliwi skuteczne zgłoszenie naruszenia.
7. W odniesieniu do danych osobowych Pani/Pana decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO.
8. Posiada Pani/Pan:
   • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
   • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania swoich danych osobowych,
   • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO,
   • prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pan/Pani, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.
9. Nie przysługuje Pani/Panu:
   • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
   • prawo do przenoszenia danych osobowych, o których mowa w art. 20 RODO,
   • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane odbiorcy w państwie trzecim lub organizacji międzynarodowej.

Burmistrz
Piotr Mieloch

Wiadomość powiązana z:

• Zakładka "Sygnaliści" w BIP – kliknij tutaj, by przejść