Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej Biuletyn Informacji Publicznej

Aktualizacje:

1. Kliknij tutaj, by przejść do informacji o sprostowaniu i zmianie terminu składania ofert dotyczące konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Gminy Środa Wielkopolska z 16 maja 2024 roku;
2. Kliknij tutaj, by przejść do informacji o odwołaniu konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Gminy Środa Wielkopolska z 23 maja 2024 roku.

Środa Wielkopolska, dnia 8 maja 2024 r.

OP.253.2.2024

Ogłoszenie
o konkursie na wybór brokera ubezpieczeniowego
dla Gminy Środa Wielkopolska

Gmina Środa Wielkopolska zaprasza wszystkich zainteresowanych do składania ofert w postępowaniu konkursowym na wybór brokera ubezpieczeniowego obsługującego Gminę Środa Wielkopolska w zakresie „Ubezpieczenie majątku i innych interesów Gminy Środa Wielkopolska wraz z jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury” (wyszczególnione poniżej), świadczącego usługi na podstawie ustawy z dnia 15 grudnia 2017 roku o dystrybucji ubezpieczeń (Dz. U. z 2023 r. poz. 1111 ze zmianami).

Przedmiot konkursu prowadzony jest poza regulacją ustawy z dnia 11 września 2019 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2023 r. poz. 1605 ze zmianami), w oparciu o ogólnie obowiązujące normy prawne.

1. Celem konkursu jest wybór brokera ubezpieczeniowego dla Gminy Środa Wielkopolska w zakresie wykonywania pośrednictwa ubezpieczeniowego rozumianego jako wykonywanie czynności brokerskich na rzecz Gminy Środa Wielkopolska – ubezpieczający w ramach którego funkcjonują jednostki organizacyjne i instytucje kultury
   

   Wykaz jednostek organizacyjnych i instytucji kultury Gminy Środa Wielkopolska

   L.p.	Jednostka i adres
   	Urząd Miejski w Środzie Wielkopolskiej, ul. Daszyńskiego 5
   	Ośrodek Pomocy Społecznej w Środzie Wielkopolskiej, ul. Sportowa 9c
   	Stołówki Gminne w Środzie Wielkopolskiej, Plac Zamkowy 1
   	Zakład Gospodarki Komunalnej w Środzie Wielkopolskiej, ul. Daszyńskiego 5
   	Biblioteka Publiczna im. R. W. Berwińskiego w Środzie Wielkopolskiej, Plac Zamkowy 7
   	Muzeum Ziemi Średzkiej „Dwór w Koszutach”, Koszuty 27
   	Ośrodek Kultury im. Marszałka Józefa Piłsudskiego w Środzie Wielkopolskiej, ul. 20 Października 30
   	Szkoła Podstawowa Nr 2 z Oddziałami Integracyjnymi w Środzie Wielkopolskiej, ul. Generała Jana Henryka Dąbrowskiego 50
   	Szkoła Podstawowa Nr 3 im. Ignacego Łukasiewicza w Środzie Wielkopolskiej, ul. 20 Października 2
   	Szkoła Podstawowa im. Gen. J. H. Dąbrowskiego w Słupi Wielkiej, Słupia Wielka 28
   	Szkoła Podstawowa im. Gen. J. H. Dąbrowskiego w Starkówcu Piątkowskim, Starkówiec Piątkowski 2b
   	Przedszkole Nr 3 w Środzie Wielkopolskiej, ul. Górki 5

2. Czynności brokerskie dotyczyć będą w szczególności: ubezpieczeń majątkowych, ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczeń osobowych i ubezpieczeń na życie – w zakresie obejmującym Gminę wraz z jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury (wyszczególnionymi powyżej) oraz członków OSP
3. Miejsce składania ofert
   Ofertę należy złożyć w formie pisemnej w Urzędzie Miejskim w Środzie Wielkopolskiej, ul. Daszyńskiego 5, 63-000 Środa Wielkopolska lub przesłać drogą pocztową na ten sam adres, za datę złożenia oferty uznaje się datę faktycznego dostarczenia oferty do siedziby urzędu.
4. Termin składania ofert – do dnia 17 maja 2024 roku do godz. 9.00.
5. Wszystkie pytania i wnioski dotyczące postępowania konkursowego należy kierować na adres e-mail – um@sroda.wlkp.pl lub pod numer telefonu 61 286 77 10.
6. Osoba upoważniona do kontaktu ze strony Zamawiającego – Dariusz Wesołek.
7. Gmina Środa Wielkopolska zastrzega sobie prawo do dokonania zmiany warunków Konkursu.
8. Szczegółowe warunki konkursu określono w Regulaminie konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Gminy Środa Wielkopolska, stanowiącym załącznik do niniejszego ogłoszenia.

Burmistrz
Piotr Mieloch

Regulamin
Konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego
dla Gminy Środa Wielkopolska
wraz z podległymi jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury

1. Definicje

   1. Konkurs – postępowanie zmierzające do wyboru brokera ubezpieczeniowego, świadczącego usługi w zakresie pośrednictwa ubezpieczeniowego, zgodnie z ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (Dz. U. z 2023 r. poz. 1111 ze zm.) dla Gminy Środa Wielkopolska wraz z jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury.
   2. Organizator konkursu / Zamawiający – Gmina Środa Wielkopolska, 63-000 Środa Wielkopolska, ul. Daszyńskiego 5, REGON – 631 258 193, NIP – 786 16 36 737.
   3. Broker /Oferent – podmiot posiadający wymagane prawem zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej wydane przez organ nadzoru i wpisany do rejestru brokerów ubezpieczeniowych zgodnie z ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (Dz. U. z 2023 r. poz. 1111 ze zm.).
   4. Umowa zlecenia brokerskiego – nieodpłatna umowa zawierana pomiędzy Zamawiającym a wybranym w konkursie Brokerem, której przedmiotem są usługi w zakresie doradztwa oraz pośrednictwa ubezpieczeniowego na rzecz Gminy Środa Wielkopolska wraz z jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury przez brokera ubezpieczeniowego, posiadającego wymagane prawem zezwolenia na wykonywanie działalności brokerskiej wydawane przez organ nadzoru i wpisanego do rejestru brokerów ubezpieczeniowych.
   5. Komisja – Komisja Konkursowa, powołana przez Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska.

2. Postanowienia ogólne

   1. Postanowienia regulaminu mają zastosowanie do prac Komisji powołanej do przeprowadzenia konkursu na wybór brokera ubezpieczeniowego dla Gminy Środa Wielkopolska wraz z jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury.
   2. Do konkursu nie mają zastosowania przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych.
   3. Regulamin stanowi integralną część ogłoszenia o konkursie.
   4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy Kodeksu Cywilnego.
   5. Konkurs ma charakter otwarty i zostanie przeprowadzony z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania oferentów.
   6. Konkurs przeprowadzony zostanie w języku polskim, z zachowaniem formy pisemnej.
   7. Ogłoszenie o konkursie zostanie podane do publicznej wiadomości, co najmniej 7 dni przed wyznaczonym terminem składania ofert.
   8. Ogłoszenie o Konkursie zostanie zamieszczone na stronie internetowej BIP Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej pod adresem – bip.umsroda.pl w zakładce „Zaproszenia do składania ofert”. Ogłoszenie może zostać również przesłane za pośrednictwem poczty elektronicznej do nieograniczonego kręgu brokerów.
   9. Konkurs prowadzony jest bez prawa odwołań.
   10. W ogłoszeniu zostaną zawarte co najmniej – nazwa i adres Zamawiającego, określenie przedmiotu Konkursu, termin i miejsce składania ofert, osoba upoważniona do kontaktu, zastrzeżenia o prawie Zmawiającego do dokonania zmiany warunków Konkursu oraz zakres świadczenia usług przez Brokera.
   11. Oferent jest zobowiązany do bieżącego monitorowania na stronie internetowej Zamawiającego publikowanych informacji dotyczących Konkursu.

3. Przedmiot i zakres usług objętych Konkursem

   1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Brokera usług pośrednictwa ubezpieczeniowego na rzecz Zamawiającego w zakresie ubezpieczeń, poprzez m. in. opracowanie, uzgodnienie, wdrożenie oraz obsługę kompleksowego programu ubezpieczeniowego wraz z zaangażowaniem w proces wyboru ubezpieczyciela zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych oraz zgodnie z ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń (Dz. U. z 2023 r. poz. 1111 ze zm.).
   2. Zakres świadczonych przez Brokera ubezpieczeniowego usług będzie obejmować w szczególności:
      1. Audyt wszystkich aktualnych polis ubezpieczeniowych posiadanych przez Gminę Środa Wielkopolska i podległe jednostki organizacyjne i instytucje kultury.
      2. Identyfikację i analizę ryzyk występujących we wszystkich obszarach aktywności Zamawiającego wraz ze sporządzeniem mapy ryzyk i oceną zasadności objęcia ich ochroną ubezpieczeniową.
      3. Przeprowadzenie analizy szkodowości w Gminie Środa Wielkopolska i podległych jednostkach organizacyjnych oraz instytucjach kultury, w celu sporządzenia katalogu ryzyk, od których Zamawiający powinien ubezpieczyć się obligatoryjnie oraz wytypowanie ryzyk, których asekuracja jest fakultatywna lub nie ma uzasadnienia ekonomicznego wraz z oszacowaniem rekomendowanych sum i limitów ubezpieczenia dla uzyskania efektywnej ochrony ubezpieczeniowej, z uwzględnieniem najlepszych praktyk rynkowych i dostępnej oferty ubezpieczeniowej. Zakres ochrony powinien zapewniać możliwość świadomego decydowania o pozostawieniu zdefiniowanych ryzyk na odpowiedzialności własnej Zamawiającego, tak, aby był dostosowany do innych programów ubezpieczeniowych, z którymi program ubezpieczeniowy Gminy Środa Wielkopolska ma elementy wspólne, tzn. do obszarów "w których występuje naturalna koasekuracja", dotyczy to m. in. nieruchomości położonych we wspólnotach mieszkaniowych (uwzględniających zakres ubezpieczenia aranżowanego przez wspólnoty) lub jednolitych warunków ochrony ubezpieczeniowej w zakresie ryzyk występujących w procesie inwestycyjnym Gminy Środa Wielkopolska.
      4. Opracowanie i zastosowanie działań zapewniających konkurencję wśród ubezpieczycieli w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, w zakresie zaproponowanych ryzyk, w odniesieniu do aktualnej sytuacji na krajowym i międzynarodowym rynku ubezpieczeń.
      5. Czynną pomoc w obliczaniu wartości i ilości majątku przewidzianego do ubezpieczenia, w jego zaklasyfikowaniu oraz objęciu przez ubezpieczyciela ochroną poszczególnych ryzyk.
      6. Opracowanie pełnej dokumentacji do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wybór ubezpieczycieli na lata 2024-2027, w zakresie ubezpieczenia majątkowego, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej i ubezpieczenia komunikacyjnego, ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków, usługi ubezpieczeń pojazdów mechanicznych. Dokumentacja, o której mowa powyżej oraz wszelkie dokumenty i dane pozyskane w trakcie jej przygotowania stanowią własność Zamawiającego. Broker zobowiązany jest do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, prowadzącego do wyboru ubezpieczyciela, w roli rzeczoznawcy lub w roli przeprowadzającego postępowanie publiczne, jeżeli zostanie do tego upoważniony przez Zamawiającego, w tym do odpowiedzi na pytania w trakcie postępowania przetargowego, reprezentowania Zamawiajacego na posiedzeniu i rozprawie przed Krajową Izbą Odwoławczą, Broker zobowiązany jest do przygotowania dla Zamawiającego rekomendacji w zakresie wyboru najkorzystniejszej oferty, zawierającej m. in. sumaryczne podsumowanie ofert, proponowany zakres ochrony, parametry kosztowe, silne i słabe strony ofert, adekwatność ofert do pożądanego zakresu ochrony.
      7. Uczestniczenie w zarządzaniu i wykonywaniu umów ubezpieczenia, w tym:
         1. zapewnienie terminowości i poprawności wystawianych dokumentów ubezpieczenia,
         2. bieżący monitoring polis ubezpieczeniowych, monitorowanie terminów płatności składek ubezpieczeniowych i terminów ważności polis,
         3. opracowywanie ankiet ubezpieczeniowych dla Zamawiającego, analiza danych wynikających z ankiet oraz szacowanie zmian w wysokości składki ubezpieczeniowej, związanej ze zmianą w wartości majątku Zamawiającego,
         4. monitorowanie zmian struktury ryzyk oraz rodzaju i wartości majątku Zamawiającego,
         5. opracowanie i wdrożenie procedur oraz narzędzi zapewniających skuteczną identyfikację, zgłaszanie powstałych szkód,
         6. prowadzenie w imieniu Zamawiającego spraw związanych z likwidacją szkód oraz aktywne uczestnictwo w prowadzeniu postepowań odszkodowawczych,
         7. nadzór nad terminowym wypłacaniem odszkodowań należnych Zamawiającemu oraz inicjowanie postępowań odwoławczych od odmownych decyzji ubezpieczycieli.
      8. Udostępnienie do korzystania przez Zamawiającego (w tym jednostki podległe) bez wynagrodzenia, przez cały okres obowiązywania umowy zlecenia brokerskiego, z informatycznego systemu zarządzania ubezpieczeniami, który będzie zapewniał w szczególności monitoring ochrony ubezpieczeniowej, obsługę szkód, raportowanie na potrzeby Zamawiającego, dostęp za pomocą powszechnie stosowanych przeglądarek oraz zabezpieczenie systemu przed nieautoryzowanym dostępem.
      9. Szkolenia pracowników Zamawiającego z zakresu zasad funkcjonowania programów ubezpieczeniowych oraz procedur ich obsługi, w tym z wykorzystaniem narzędzi e-learningowych.
      10. Zapewnienie stałej usługi doradczej i operacyjnej, dotyczącej realizacji umów ubezpieczeniowych.
      11. Nadzór nad bieżącą obsługą ubezpieczeń, w tym dokonywania doubezpieczeń w oparciu o analizę rynku ubezpieczeniowego pod kątem wymaganych produktów ubezpieczeniowych i ich ewentualnego korzystnego zastosowania dla Zamawiającego.
      12. Monitoring, analizę i ocenę zmian przepisów prawnych mogących wpłynąć na sytuację Zamawiającego i warunki realizacji zawartych umów ubezpieczenia, jak również doradztwo w zakresie nowych produktów ubezpieczeniowych.
      13. Wykonywanie innych czynności uzgodnionych między stronami.

4. Istotne postanowienia do umowy zlecenia brokerskiego

   1. Broker zobowiązuje się do stałego wykonywania na rzecz Zamawiającego usług brokerskich, zgodnie z ustawą z dnia 15 grudnia 2017 r. o dystrybucji ubezpieczeń.
   2. Zamawiający nie ponosi żadnych kosztów związanych z wykonywaniem umowy zlecenia brokerskiego.
   3. Wynagrodzenie Brokera stanowić będzie prowizja wypłacana przez ubezpieczycieli wybranych lub zaakceptowanych przez Zamawiającego.
   4. Broker zapewni, że program ubezpieczeniowy oraz udostępnione narzędzia będą oryginalne i nie będą naruszać praw autorskich innych osób/podmiotów, w tym również będą wolne od wad prawnych i fizycznych, które mogłyby spowodować odpowiedzialność Zamawiającego. Ponadto Broker zapewni, że program ubezpieczeniowy i narzędzia nie będą naruszać żadnych praw osób trzecich oraz że prawa autorskie Brokera do programu ubezpieczeniowego i udostępnionych narzędzi informatycznych nie są ograniczone.
   5. Broker będzie zobowiązany do wykonania na rzecz Zamawiającego usług brokerskich zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie ochrony danych osobowych.
   6. Broker będzie zobowiązany należycie chronić dane osobowe jakie uzyska w związku z realizacją umowy zlecenia brokerskiego, w szczególności podejmie wszelkie środki zabezpieczające zbiór danych, o których mowa w przepisach dotyczących ochrony danych osobowych pod rygorem odpowiedzialności materialnej za wyrządzoną szkodę oraz odpowiedzialności karnej wynikającej z obowiązujących w tym zakresie przepisów.
   7. Po rozwiązaniu umowy zlecenia brokerskiego Broker będzie bezwzględnie zobowiązany do zaprzestania przetwarzania danych osobowych i usunięcia ich z prowadzonej przez siebie ewidencji natychmiast po ustaniu przesłanek przetwarzania tych danych.
   8. Broker poniesie odpowiedzialność cywilną obejmującą szkody wyrządzone Zamawiającemu lub osobie upoważnionej z umowy ubezpieczenia, w tym, także szkody wyrządzone przez osoby fizyczne, przez które Broker wykonuje czynności brokerskie.
   9. Umowa zlecenia brokerskiego zostanie zawarta na czas określony 3 lat i będzie obowiązywała od dnia wskazanego przez Zamawiającego. Każdej ze stron przysługiwać będzie prawo rozwiązania umowy na piśmie bez podania przyczyny z zachowaniem 3 miesięcznego okresu wypowiedzenia. Okres wypowiedzenia liczony będzie od ostatniego dnia miesiąca, w którym zostanie ono złożone.
   10. Broker zobowiązany będzie do opracowania i przygotowania kompletnej dokumentacji przetargowej, niezbędnej do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego mającego na celu wyłonienie na lata 2024-2027 ubezpieczycieli ubezpieczenia majątkowego, ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, a także ubezpieczenia komunikacyjnego, ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków, usługi ubezpieczeń pojazdów mechanicznych.
   11. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy zlecenia brokerskiego przez którąkolwiek ze stron, drugiej stronie przysługiwać będzie prawo rozwiązania umowy zlecenia brokerskiego bez zachowania terminu wypowiedzenia.
   12. Wszystkie zmiany umowy zlecenia brokerskiego będą wymagały zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności.
   13. Szczegółowe warunki i postanowienia umowy zlecenia brokerskiego zostaną ustalone w drodze negocjacji prowadzonych przez Zamawiającego z Brokerem wyłonionym w Konkursie. Postanowienia umowy zlecenia brokerskiego nie mogą być dla Zamawiającego mniej korzystne niż przewidziane w ofercie złożonej w Konkursie.
   14. Zamawiający zastrzega sobie prawo ostatecznego sformułowania treści umowy zlecenia brokerskiego.
   15. W sprawach nieuregulowanych w umowie zlecenia brokerskiego będą mieć zastosowanie przepisy ustawy Kodeks cywilny, przepisy ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej oraz ustawy o dystrybucji ubezpieczeń.
   16. Broker w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy zlecenia brokerskiego dostarczy kserokopię potwierdzonej za zgodność z oryginałem polisy potwierdzającej ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej.
   17. Broker w ciągu 30 dni od dnia zawarcia umowy zlecenia brokerskiego przedstawi zamawiającemu projekt programu ubezpieczeniowego dla Gminy Środa Wielkopolska wraz z jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury.
   18. Broker zobowiązuje się do prowadzenia obsługi obowiązujących umów ubezpieczenia zawartych przez Zleceniodawcę.
   19. W każdym przypadku, gdy w trakcie realizacji umowy zlecenia brokerskiego powstanie utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, Broker przenosi na zamawiającego z chwilą jego ustalenia nieodpłatnie majątkowe prawa autorskie do utworu i jego wszystkich części składowych na wszystkich polach eksploatacji istniejących w chwili zawarcia umowy.
   20. Broker zapewni Zamawiającemu nieodpłatnie, na czas trwania umowy zlecenia brokerskiego dostęp do informatycznego systemu zarządzania ubezpieczeniami.

5. Warunki uczestnictwa w konkursie

   1. W Konkursie mogą brać udział Oferenci, którzy spełniają poniższe warunki:
      1. prowadzą zarejestrowaną działalność gospodarczą i posiadają aktualne zezwolenie na wykonywanie działalności brokerskiej wydane przez organ nadzoru oraz są wpisani do rejestru brokerów ubezpieczeniowych, zgodnie z ustawą o dystrybucji ubezpieczeń,
      2. prowadzą nieprzerwaną działalność brokerską na polskim rynku ubezpieczeniowym od co najmniej 5 lat oraz w okresie ostatnich co najmniej 5 lat nie były wypłacone odszkodowania z polisy OC z tytułu prowadzonej przez nich działalności brokerskiej,
      3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej nieprzerwane świadczenie usługi na rzecz Zamawiającego,
      4. nie znajdują się w stanie likwidacji bądź upadłości, czy postępowania naprawczego,
      5. posiadają ważną polisę potwierdzającą ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 maja 2018 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz. U. 2021.1294),
      6. złożą oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego,
      7. uczestniczyli co najmniej w 5 postępowaniach (zakończonych podpisaniem umowy) w charakterze biegłego/rzeczoznawcy lub członka komisji przetargowej w jednostkach samorządu terytorialnego, których przedmiotem był wybór ubezpieczyciela i zawarcie kompleksowej umowy ubezpieczenia w ciągu ostatnich 3 lat kalendarzowych (2021-2024) i posiadają udokumentowane doświadczenie w pracy związanej z ubezpieczeniami majątkowymi dla minimum 3 jednostek (w latach 2021-2024) potwierdzone referencjami,
      8. posiada na dzień złożenia oferty i udostępni do korzystania przez Zamawiającego, bez wynagrodzenia informatyczny system zarządzania ubezpieczeniami,
      9. dysponuje odpowiednim potencjałem kadrowym umożliwiającym samodzielne wykonanie umowy zlecenia brokerskiego (tj. zobowiązuje się do wskazania na dzień złożenia oferty co najmniej trzech osób wytypowanych do obsługi Zamawiającego, legitymujących się zdanym egzaminem brokerskim, w tym dwóch specjalistów w zakresie administrowania szkodami oraz jednego radcę prawnego).
   2. Oferenci są zobowiązani wykazać nie później niż na dzień składania ofert spełnienie warunków z pkt. 1. niniejszego rozdziału.

6. Dokumenty, które należy złożyć do oferty

   1. Uzupełniony formularz ofertowy, którego wzór stanowi Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
   2. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub ewidencji działalności gospodarczej, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
   3. Kserokopia zezwolenia na wykonywanie działalności brokerskiej w zakresie ubezpieczeń, wydanego przez właściwy organ nadzoru wraz z oświadczeniem, że zezwolenie nie zostało cofnięte.
   4. Wypis z rejestru brokerów ubezpieczeniowych.
   5. Kserokopia polisy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej, spełniającej wymagania rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 maja 2018 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania działalności brokerskiej (Dz. U. 2021.1294).
   6. Oświadczenie o zobowiązaniu się do podpisania umowy zlecenia brokerskiego na warunkach określonych w niniejszym Regulaminie.
   7. Oświadczenie o zachowaniu poufności wszelkich informacji uzyskanych od Zamawiającego.
   8. Oświadczenie o bezszkodowym przebiegu ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzenia działalności brokerskiej w okresie ostatnich 5 lat.
   9. Oświadczenie, że Oferent znajduje się w sytuacji ekonomicznej umożliwiającej samodzielne wykonanie umowy zlecenia brokerskiego, będącej przedmiotem Konkursu oraz, że nie jest w stanie połączenia, podziału, likwidacji, restrukturyzacji ani upadłości.
   10. Oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem kadrowym umożliwiającym samodzielne wykonanie umowy zlecenia brokerskiego i wskazania na dzień złożenia oferty co najmniej trzech osób dedykowanych do obsługi Zamawiającego, legitymujących się zdanym egzaminem brokerskim, w tym dwóch specjalistów w zakresie administrowania szkodami oraz jednego radcę prawnego.
   11. Oświadczenie o długości prowadzonej nieprzerwanie działalności brokerskiej.
   12. Oświadczenie o liczbie postępowań w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, które Oferent przeprowadzał lub w których brał udział w charakterze biegłego lub członka komisji przetargowej w jednostkach samorządu terytorialnego, a której przedmiotem był wybór ubezpieczyciela i zawarcie umowy ubezpieczenia kompleksowego (majątku, OC i komunikacyjnego) w ostatnich 3 latach 2021-2024 wraz z wykazem podmiotów, na rzecz których przeprowadzone zostały postępowania.
   13. Oświadczenie o liczbie jednostek samorządu terytorialnego, na rzecz których Oferent świadczył bądź świadczy usługi brokerskie w ostatnich 3 latach 2021-2024 wraz z wykazem podmiotów, na rzecz których przeprowadzone zostały postępowania oraz opiniami (referencjami) potwierdzającymi należyte przeprowadzenie ww. postepowań.
   14. Oświadczenie, że Oferent posiada i udostępni do korzystania przez Zamawiającego bez wynagrodzenia przez cały okres obowiązywania umowy informatyczny system zarządzania ubezpieczeniami.
   15. Oświadczenia o których mowa w pkt. VI, należy złożyć według wzorów zamieszczonych w Załączniku nr 2 do Regulaminu.

7. Opis sposobu przygotowania oferty

   1. Pisemna oferta musi być złożona w nieprzeźroczystej kopercie, zamkniętej w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści oraz zabezpieczającej jej nienaruszalność do terminu otwarcia ofert. Koperta musi być opisana w następujący sposób – „Konkurs na wybór Brokera Ubezpieczeniowego dla Gminy Środa Wielkopolska wraz z jednostkami organizacyjnymi”. Nie otwierać przed dniem 17 maja 2024 roku godz. 12.00. Na kopercie należy oznaczyć nazwę i adres Oferenta.
   2. Oferent składa tylko jedną ofertę zgodnie z wymogami określonymi w niniejszym regulaminie.
   3. Oferta oraz wszystkie dołączone do niej dokumenty muszą być sporządzone w języku polskim w wersji papierowej.
   4. Wszelkie dokumenty tworzące ofertę (każda strona) muszą być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji (uwidocznionymi w KRS lub przez pełnomocnika). Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Oferenta, którego upoważnienie nie wynika z dokumentów rejestrowych, jest on zobowiązany do przedłożenia właściwego pełnomocnictwa.
   5. Oferty niekompletne, niespełniające wymagań merytorycznych określonych w Regulaminie zostaną uznane w postępowaniu konkursowym za nieważne i odrzucone przez Komisję.
   6. Wszystkie strony oferty oraz wymagane załączniki muszą być ponumerowane i opatrzone podpisem osób upoważnionych do reprezentowania Oferenta.
   7. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent.
   8. W przypadku, gdy złożone dokumenty zawierają informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o nieuczciwej konkurencji, Oferent powinien nie później niż w terminie składania ofert, w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które informacje stanowią tajemnice przedsiębiorstwa.
   9. Ofertę należy złożyć do dnia 17 maja 2024 do godz. 9.00 w Punkcie Obsługi mieszczącego się na parterze w budynku Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej, ul. Daszyńskiego 5, 63-000 Środa Wielkopolska, za datę złożenia oferty uznaje się datę faktycznego dostarczenia oferty do siedziby urzędu.
   10. Otwarcie ofert nastąpi 17 maja 2024r. o godz. 12.00.

8. Zasady i tryb wyboru najkorzystniejszej oferty

   1. Wyboru oferty dokona Komisja powołana przez Zamawiającego.
   2. Prowadzone postępowanie jest jawne, jednak Komisja będzie wykonywała swoje czynności na posiedzeniach zamkniętych.
   3. Komisja bada, czy Oferent przystępujący do Konkursu spełnia warunki formalne. Oferta, która nie spełnia takich warunków jest odrzucana.
   4. W toku badania złożonych ofert Komisja może żądać udzielenia wyjaśnień, co do treści złożonej oferty.
   5. Konkurs jest ważny, choćby wpłynęła tylko jedna oferta spełniająca wymagana niniejszego Regulaminu.
   6. Każdy Oferent może maksymalnie otrzymać 102 punkty.
   7. Zamawiający poprawi w treści oferty oczywiste omyłki rachunkowe oraz pisarskie, a także inne omyłki na zasadach określonych na prawach ustawy Prawo zamówień publicznych.
   8. Z posiedzeń Komisji konkursowej będzie sporządzony protokół.
   9. Wybór oferty dokonanej przez Komisję konkursową ostatecznie zatwierdza Burmistrz Miasta Środa Wielkopolska.
   10. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od wyboru oferty bez podania przyczyny i uzasadnienia.

9. Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty (zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym regulaminie)

   1. Wysokość sumy gwarancyjnej w ramach ubezpieczenia OC z tytułu prowadzonej działalności brokerskiej, potwierdzona za zgodność z oryginałem przez osobę składającą ofertę kopia polisy – maksymalna liczba punktów 10 (2 pkt za każdy 1 mln euro powyżej kwoty minimalnej wynikającej z Rozporządzenia o którym mowa w pkt. V.5. Regulaminu).
   2. Wypłata roszczenia dokonana z sumy gwarancyjnej OC brokera w latach 2021-2024 – maksymalna liczba punktów 10 (TAK – 0 pkt., NIE – 10 pkt.).
   3. Doświadczenie na rynku, rozumiane jako okres prowadzenia działalności brokerskiej na polskim rynku – maksymalna liczba punktów 12 (3 pkt za każde dwa lata powyżej 5 lat prowadzenia działalności).
   4. Doświadczenie i kompetencje, rozumiane jako liczba obsługiwanych jednostek samorządu terytorialnego w latach 2021-2024, na rzecz których Oferent świadczył bądź świadczy usługi brokerskie – maksymalna liczba punktów 20 (2 pkt za każdy podmiot powyżej 3).
   5. Liczba postępowań (zakończonych podpisaniem umowy) w trybie ustawy Prawo zamówień publicznych, które Oferent przeprowadził lub w których brał udział w charakterze biegłego/rzeczoznawcy lub członka Komisji Przetargowej w jednostkach samorządu terytorialnego, a przedmiotem był wybór ubezpieczyciela i zawarcie umowy ubezpieczenia majątku, OC i komunikacyjnego – maksymalna liczba punktów 20 (2 pkt za każde postępowanie).
   6. Liczba osób dedykowanych do obsługi Zamawiającego – maksymalna liczba punktów 20 (2 pkt za każdą osobę powyżej 3 osób).
   7. Posiadanie na dzień złożenia oferty informatycznego systemu zarządzania ubezpieczeniami do korzystania przez Zamawiającego bez wynagrodzenia przez cały czas obowiązywania umowy – maksymalna liczba punktów 10 (TAK – 10 pkt., NIE – 0 pkt.).
   8. Punkty zyskane za każde kryterium podlegają sumowaniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska łącznie największa ilość punktów z wszystkich kryteriów.

10. Postanowienia końcowe

    1. Umowa na świadczenie usług brokerskich zostanie podpisana z Oferentem, który uzyska największą ilość punktów.
    2. O końcowym wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający niezwłocznie zawiadomi w formie e-mailowej wszystkich Oferentów, którzy złożyli oferty w Konkursie, wskazując nazwę oraz adres Brokera, którego ofertę wybrano wraz z uzyskanym wynikiem z punktacji.
    3. Ogłoszenie o wynikach Konkursu zostanie zamieszczone na stronie internetowej BIP Urzędu Miejskiego w Środzie Wielkopolskiej, pod adresem – bip.umsroda.pl w zakładce „Zaproszenia do składania ofert”.
    4. Do porozumiewania się z Oferentami upoważnione są następujące osoby – Dariusz Wesołek – Główny Specjalista w Wydziale Organizacyjno-Prawnym, tel. 61 286 77 10.
    5. Wszelkie pytania dotyczące postępowania konkursowego należy kierować na adres e-mail – um@sroda.wlkp.pl.
    6. Komisja zakończy pracę z dniem podpisania przez Burmistrza Miasta Środa Wielkopolska Umowy Zlecenia Brokerskiego.
    7. Oferta, która nie będzie spełniać wymogów określonych w niniejszym Regulaminie zostanie odrzucona. Z tytułu odrzucenia oferty nie przysługują oferentom żadne roszczenia.
    8. W przypadku, gdy konkurs nie zostanie zakończony podpisaniem umowy z powodu uchylania się wybranego oferenta od podpisania umowy w wyznaczonym terminie przez okres dłuższy niż 7 dni, Zamawiający niezwłocznie przystąpi do rozmów z tym Oferentem, który w kolejności uzyskał najwyższą ocenę w konkursie.